Tiedolla johtaminen saattaa jäädä puolitiehen

Digitalisaation myötä tietoa on käytettävissä aikaisempaa enemmän ja tiedon analysoiminen on aikaisempaa nopeampaa. Digitalisoidut palvelu- ja tuotantoprosessit tuottavat automaattisesti tietoa, jota voidaan hyödyntää palvelujen parantamiseen ja/tai prosessien tehostamiseen. 

Kuten Ville Tolvanen on sanonut: Data on tulevaisuuden öljy... ennen öljy voiteli koneita, nyt tieto auttaa tunnistamaan asiakkaiden tarpeita, palvelemaan ja toimittamaan tuotteita ja palveluita joille on kysyntää. Tiedon vallankumous leviää myös terveydenhoitoon, oppimiseen, julkishallintoon ja järjestöihin.

Toki digitaalisella aikakaudella tiedon hyödyntämisessä on myös uusia ongelmia, jotka liittyvät esimerkiksi siihen, että eri järjestelmät eivät kykene keskustelemaan keskenään.

Tiedon hyödyntämiseen kohdistuu tällä hetkellä muutenkin paljon mielenkiintoa. Tutkimustiedon vaikuttavuudesta käydään vilkasta keskustelua miettimällä, millä tavoin tutkimustieto voitaisiin suoremmin kytkeä yhteiskunnalliseen päätöksentekoon. Perinteiset akateemiset tavat läpiviedä tutkimusprojekteja sekä julkaista tutkimustuloksia ovat paineen alla. Tästä keskustelusta pääsee helposti jyvälle esimerkiksi Kaskas-median blogista. 

Yleisemminkin Suomessa on keskusteltu siitä, missä määrin yhteiskunnallinen päätöksenteko perustuu tutkittuun tietoon ja missä määrin esimerkiksi merkittävien reformien erilaisia vaikutuksia selvitetään etukäteen.

Megatrendeinä tietoon liittyvät läpinäkyvyyden lisääminen sekä tähän liittyvä yhteiskunnallisesti merkittävien aineistojen avaaminen. Esimerkiksi Pekka Sauri on kirjassaan "Julkishallinto ja sosiaalinen media" kuvannut, kuinka datojen avaaminen voi antaa "kansalaisasiantuntijoille" aivan uudenlaisen tavan osallistua yhteiskuntasuunnitteluun ja päätöksentekoon.

Tietoa on kautta aikojen käytetty vallan välineenä. Toisaalta valtaapitävillä on asemansa perusteella usein tiedollinen ylivoima. Sanonnankin mukaan tieto on valtaa. Mutta itse asiassa digitalisaatio ja läpinäkyvyyden vaade haastavat kovastikin tämän perinteisen asetelman tiedon ja vallan suhteesta.

Vallankäyttö ja johtaminen tarvitsevat tietoa. Oikeudenmukaisen johtamisen määritelmän (esimerkiksi Niehoff ja Moorman 1993) mukaan päätösten on perustuttava oikeaa tietoon, päätösten vaikutuksia on seurattava ja epäonnistuneet päätökset pitää voida purkaa. Oikeudenmukaisessa johtamisessa tiedolla on siis erittäin suuri rooli.

Mitä sitten vaaditaan organisaatiolta, jotta se voi hyödyntää tietoa tehokkaasti johtamisessaan? Ainakin seuraavat seikat tuntuvat merkityksellisiltä:

1. Organisaatio haluaa hyödytää tietoa johtamisessaan ja panostaa siksi tätä tukevaan organisaatiokulttuuriin. Kulttuurin rakentaminen saattaa olla pitkäkin prosessi.
    
2. Huolehditaan, että tietoa on saatavilla. Tähän liittyvät muun muassa tarpeelliset tietojärjestelmät ja niiden toimivuus. 
    
3. Huomataan, että myös liika tieto saattaa olla ongelma. Less is more-slogan pätee tässäkin. Ei siis kerätä turhaa tietoa.
    
4. Tästä päästäänkin siihen, että tiedon tulisi olla validia, eli sen pitäisi osua ilmiöön, jota halutaan seurata, johon halutaan vaikuttaa ja jota halutaan johtaa.
    
5. Tiedon hankkimisessa käytetään resursseja järkevästi. Eli jos tiedon hankkiminen on kovin työlästä, resurssien käyttäminen tiedon keräämiseen saattaa kumota analyyseistä saatavat hyödyt.
    
6. Toimintatavat ja rutiinit tiedon hyödyntämisessä ovat kunnossa. Tämä tarkoittaa, että tiedon hyödyntäminen on integroitu osaksi organisaation johtamisjärjestelmää, eikä se ole siitä irrallinen.
    
7. Tärkeää on myös muistaa dialogisuus. Jotta tietoa päästään jalostamaan korkeammalle jalostusasteelle, aina "viisaudeksi" saakka, sitä pitää käsitellä organisaation eri tasoilla dialogisesti.

Vaikka tiedolla johtamiseen liittyykin paljon tietojärjestelmiin liittyviä seikkoja, on erittäin tärkeätä muistaa, että suurimmat kompastuskivet taitavat löytyä nimenomaan toimintakulttuuriin ja -tapoihin liittyvistä asioista.

Esimerkiksi erilaisia ilmapiiri- ja työhyvinvointikyselyjä on organisaatioissa tehty kohta sadan vuoden ajan. Nykytekniikalla on mahdollista toteuttaa helposti henkilöstökyselyjä vaikka joka päivä. Mutta mikä on useimmiten kuultu ja suurin ongelma kyselyjen suhteen?

Se, että ne eivät ole johtaneet muutokseen. Toisin sanoen, tietoa on kerätty ja ehkä analysoitu, mutta tieto ei ole vaikuttanut organisaation elämään. Tiedolla johtamisessa on siis jääty puolitiehen.

Kirjoitus perustuu Kuntamarkkinoilla 9.9.2015 pidettyyn esitelmään.

Olen saanut inspiraatiota Ville Tolvasen, Miia Kososen sekä Harri Laihosen blogeista, sekä Laihonen ym. tietojohtamiseen liittyvästä kirjasta.