Palkkatietoilmoitukset tulorekisteriin 1.1.2019 alkaen

1.1.2019 otettiin käyttöön kansallinen tulorekisteri. Työnantajien ja muiden suoritusten maksajien on ilmoitettava 1.1.2019 alkaen maksamansa palkat ja muut suoritukset tulorekisteriin viiden päivän kuluessa palkanmaksusta.

Lisätietoja ja ohjeita Kevan työnantaja-asiakkaille saat lähettämällä kysymyksesi sähköpostitse: palvelussuhderekisteri(at)keva.fi. 

Samalla palkkatietoilmoituksella ilmoitetaan julkisten alojen eläkelain (JuEL) mukaan vakuutettujen palvelussuhteiden ansiot, palvelussuhteiden voimassaolot ja muita tietoja. Luottamustoimista ja -tehtävistä ilmoitetaan vastaavat tiedot kuin muistakin palvelussuhteista.

Tulorekisteriin annettava palkkatietoilmoitus korvaa työnantajan nykyisin suoraan sosiaalivakuuttajille ja Verohallinnolle antamat vuosi-ilmoitukset. Työnantaja voi tulorekisteriaikana ilmoittaa tiedot paperilomakkeella vain harvoissa erityistilanteissa. JuEL:n mukaan vakuutettujen palvelussuhteiden palkkatietoilmoituksia ei voi ilmoittaa paperilla.

Tulorekisteristä voidaan luovuttaa tietoja vain laissa säädetyille (www.finlex.fi) tiedon käyttäjille kunkin käyttäjän lakiin perustuvien tiedonsaantioikeuksien mukaisesti. Työeläkealan tarvitsemat tiedot haetaan tulorekisteristä työeläkelaitosten yhteiseen ansaintajärjestelmään.

Tulorekisterin käyttöönotto koskee kaikkia työnantajia ilman siirtymäaikoja. Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin on maksutonta.

Tietoa ja ohjeita työnantajille

Tulorekisterin verkkosivuilla on julkaistu ohjeita esimerkiksi palvelussuhdetietojen ja ansioiden ilmoittamisesta sekä ilmoitettujen tietojen korjaamisesta. 

Alla on tulorekisterin ohjeita täydentävät Kevan tulorekisteriaikaiset ohjeet ja koodiston 2019. Niissä on ohjeita julkisten alojen eläkelain (JuEL) mukaan vakuutettujen palvelussuhteiden ansio- ja palvelussuhdetietojen ilmoittamisesta ja JuEL-erityistilanteista.

ikoni-turkoosi-info.jpg

 

Kevan tulorekisteriaikaiset ohjeet 2019 

ikoni-pinkki-info.jpg

 

Kevan tulorekisteriaikainen koodisto 2019 

 

Tulorekisterin vaikutus JuEL-  palvelussuhde- ja ansiotietojen ilmoittamiseen

ikoni-vaalesini-info.jpg

 

Ilmoita Kevan aliorganisaatio- tai ilmoitusliikenteen hoitaja -tiedosta tai niiden muutoksesta

Ikoni-oranssi-kirjekuori.jpg   Ajankohtaista tulorekisteristä ja eläkemaksuista -uutiskirjeet
   

Työnantaja ilmoittaa 31.1.2019 mennessä Kevaan nykyisellä tavalla vielä vuoden 2018 viimeisen vuosineljänneksen palvelussuhdeilmoitukset (alkamiset, päättymiset ja tekniset katkaisut 31.12.2018) sekä vuoden 2018 vuosiansiot.

Tapahtumat ja koulutukset

Verohallinnon tapahtumista ja verkkoseminaareista saat ajankohtaista tietoa ja opastusta tulorekisteri-asioissa. Lue lisää ja ilmoittaudu mukaan tapahtumiin!

Vaikutukset julkisten alojen eläkelain (JuEL) mukaisten palvelussuhde- ja ansiotietojen ilmoittamiseen

Tulorekisteriin toimitettavat palkkatietoilmoitukset sisältävät myös palvelussuhdetiedot

Tulorekisterin käyttöönoton jälkeen maksetut ansiot ilmoitetaan palkanmaksukohtaisesti suoraan tulorekisteriin.

31.12.2018 voimassa olevat 1.1.2019 samalla työnantajalla jatkuvat palvelussuhteet katkaistaan  tulorekisterin käyttöönoton yhteydessä päivämäärällä 31.12.2018 teknisesti (päättymissyykoodit: Kevan jäsenyhteisöt 81, valtio ja Ahvenanmaa 04, kirkko 4, Kelan toimisuhde-eläkkeet 1). Kannattaa tarkistaa palkkajärjestelmän toimittajalta, edellyttääkö tämä toimenpiteitä palkanlaskennassa vai hoituuko katkaisu automaattisesti. Tekniset katkokset ilmoitetaan Kevaan vuoden 2018 viimeisen vuosineljänneksen palvelussuhdeilmoituksissa.

Tulorekisteriin ilmoitettuja tietoja voi korjata tulorekisterin yleisen periaatteen mukaisesti korvaavalla ilmoituksella tulorekisterin ohjeiden mukaisesti. Tietyissä tilanteissa korjaus on tehtävä mitätöimällä.

Aikaan ennen tulorekisteriä kohdistuvat muutokset ja lisäykset palvelussuhde- ja vuosiansiotiedoissa ilmoitetaan ajanjaksolta 1.1.2005 – 31.12.2018 Kevalle jatkossakin Kevan työnantajan verkkopalvelun palvelussuhderekisterissä.

Toimintayksikkötieto ei siirry tulorekisteriaikana työeläkeyhtiöiden yhteiseen ansaintajärjestelmään. Keva ei siksi enää tulorekisteriaikana ylläpidä toimintayksiköitä omassa järjestelmässään. Katso ohjeita tulonsaajan toimipaikkatiedon ilmoittamisesta tulorekisteriin tulorekisterin ohjeista.

Yksilöintitunnusta, jota on käytetty erottamaan rinnakkaiset palvelussuhteet, ei enää ilmoiteta.

Pakolliset tiedot tulorekisterin JuEL-ilmoituksissa

Katso yksityiskohtaista tietoa JuEL-ilmoitusten pakollisista tiedoista Kevan tulorekisteriaikaisista ohjeista ja koodistosta 2019.

Eläkejärjestelynumero

Tulorekisteriin ei ilmoiteta entistä ilmoituslajitietoa, joka on johdettu vanhasta lakikoodista.

Työnantajatunnuksen asemesta ilmoitetaan eläkejärjestelynumero, jonka kahdesta ensimmäisestä numerosta päätellään, minkä eläketurvan piiriin palvelussuhde kuuluu.

Keva on lisännyt Kevan työnantajan verkkopalveluun työnantajan tietoihin tulorekisteriaikana ilmoittamisessa käytettävät eläkejärjestelynumerot. Verkkopalvelussa työnantajan tiedoissa näkyvät myös voimassa olevat Kevan aliorganisaatiot. Ellei työnantajan ilmoitusliikenteen hoitajalla ole käytössä Kevan verkkopalvelua, lähetä asiasta viesti osoitteeseen palvelussuhderekisteri@keva.fi.

Eläkejärjestelynumero on 11 merkkiä pitkä.

 

Työnantajan verkkopalvelu

 

 

Kevan ilmoittajakoodiston mukainen maksajan aliorganisaatio

Kun tulorekisteriin ilmoitetaan julkisten alojen eläkelain (JuEL) mukaan vakuutettujen tulonsaajien palkkatietoilmoituksia, pakollisena tietona on ilmoitettava Kevan ilmoittajakoodiston mukainen maksajan aliorganisaation tunniste (= entinen ilmoittaja).

Keva siirtää vuodenvaihteessa 2018/2019 voimassa olevat työnantajien aliorganisaatiot (entiset Kevan ilmoittajat) tulorekisterin Kevan ilmoittajakoodistoon.

Keva ylläpitää myös tulorekisteriaikana työnantajien Kevan aliorganisaatiotietoja ja välittää tiedot muutoksista tulorekisteriin. Tietojen täytyy olla ajan tasalla, kun lähetät palkkatietoilmoituksia.

Kevan verkkosivuilla on sähköinen lomake, jolla työnantaja voi ilmoittaa uuden Kevan aliorganisaation perustamisesta tai nykyisen aliorganisaation päättymisestä. Samalla lomakkeella voi ilmoittaa myös ilmoitusliikenteen hoitaja -tietoa koskevista muutoksista.  Vaihtoehtoisesti tiedot muutoksista voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen palvelussuhderekisteri@keva.fi. 
Keva suosittelee, että työnantaja tekee mahdolliset suuremmat muutokset Kevan aliorganisaatiorakenteeseensa tulorekisterin käytöstä saatujen kokemusten perusteella. Aliorganisaatioiden merkitys lisääntyy, sillä Kevalta saatavat raportit ja listaukset voidaan toimittaa tulorekisteriaikana joko työnantaja- tai aliorganisaatiotasolla (ei toimipaikkatasolla).

Tulorekisterin tekninen rajapinta sallii useita maksajan aliorganisaatioita. Yhdessä JuEL-aineistossa voi kuitenkin olla vain yksi Kevan ilmoittajakoodiston mukainen maksajan aliorganisaation tunniste. Tämä tarkoittaa sitä, että jos työnantajalla on käytössä useita Kevan aliorganisaatioita, jokaisen aineisto on lähetettävä erikseen.

Kevan aliorganisaatiotunnisteella ei voi rajata tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun valtuuksia vaan niitä rajataan maksajan omalla aliorganisaatiotunnisteella.

Maksajan oma aliorganisaatio

Jos työnantaja haluaa rajata tietojen näkymistä käyttäjälleen tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa (käyttäjä näkee esimerkiksi vain tietyn yksikön tiedot), työnantajan tulee ilmoittaa palkkatietoilmoituksella Kevan aliorganisaation lisäksi Katso- ja suomi.fi -valtuuksien rajaamista varten maksajan oma aliorganisaatio.

Tulorekisterin ohjeita aliorganisaatioista valtuusrajauksissa löydät tulorekisterin sivuilta:

Aliorganisaation tunniste (vero.fi)

Aliorganisaatio (vero.fi)

Työeläkelaitoksen yhtiötunnus

Keva hoitaa  julkisten alojen eläkelain mukaisen eläkevakuuttamisen.

Työeläkelaitoksen yhtiötunnuksena ilmoitetaan:  20 = Kevan jäsenyhteisöt, 30 = Keva – valtio, 25 = Keva – kirkko, 24 = Keva -Ahvenanmaa ja 29 = Keva - Kelan toimisuhde-eläkkeet

Tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa on Kevan koodistoissa yhtiötunnus erottelemassa, minkä eläketurvan koodista on kyse.

Henkilötunnus

Ellei tulonsaajalla ole suomalaista henkilötunnusta, ilmoitetaan tulonsaajan syntymäaika, sukupuoli ja nimitiedot.

Ansiot

tulorekisteri.fi-sivustolla on luettelo tulolajeista ja ohjeita ansioiden ilmoittamisesta.

Rekisteröinnin peruste

Käytössä edelleen eläketurvakohtaiset Kevan koodistot.

Tulorekisterin tekninen rajapinta sallii useita rekisteröinnin perusteita. Yhdessä JuEL-palkkatietoilmoituksessa voi kuitenkin olla vain yksi rekisteröinnin peruste. Jos tulonsaajalle maksetaan eri rekisteröinnin perusteisia ansioita, on annettava erilliset palkkatietoilmoitukset.

Ammattiluokka tai nimikkeen tunniste

Käytössä edelleen Kevan eläketurvakohtaiset ammattinimikekoodistot.

Jos palvelussuhde on vakuutettu JuEL:n mukaan, maksajan pitää aina ilmoittaa Kevan eläketurvakohtaisen nimikkeistön mukainen ammattinimike.

Tulorekisterin tekninen rajapinta sallii useita ammattinimikkeitä. Yhdessä JuEL-palkkatietoilmoituksessa voi olla kuitenkin vain yksi Kevan koodiston mukainen ammattinimike.

Katso tietoa Tilastokeskuksen ammattiluokituksen (TK10) mukaisen ammattiluokan ilmoittamisesta tulorekisterin ohjeista.

Palvelussuhteen voimassaolo

Alkupäivä, loppupäivä.

Tulorekisterin ohjeissa palvelussuhdetietojen ilmoittamisesta on yksityiskohtaisia ohjeita näiden ilmoittamisesta.

Palvelussuhteen voimassaoloaikoja voi ilmoittaa yhdellä palkkatietoilmoituksella useita edellyttäen, että rekisteröinnin peruste on sama.

Toistuvat lyhyet palvelussuhteet ja rinnakkaiset palvelussuhteet

Tulorekisterin ohjeissa palvelussuhdetietojen ilmoittamisesta on yksityiskohtaisia ohjeita näiden ilmoittamisesta.

Päättymisen syy

Pakollinen, kun ilmoitetaan loppupäivä (käytössä edelleen eläketurvakohtaiset Kevan koodistot).

Tulorekisterin tekninen rajapinta sallii useita päättymisen syitä. Yhdessä JuEL-palkkatietoilmoituksessa voi kuitenkin olla vain yksi Kevan koodiston mukainen päättymisen syy.

Tulorekisteriaikana käytössä tulee olemaan entisestä poiketen vain yksi päättymissyykoodi per eläketurva (Kevan jäsenyhteisöt päättymisen syy 10, valtio ja Ahvenanmaa 01, kirkko ja Kelan toimisuhde-eläkkeet 1 – tarkoittavat, että henkilö eronnut, työ päättynyt).

Alkupäivä

Katso ohjeistus tulorekisteriin ilmoitettavasta alkupäivästä tulorekisterin ohjeista kohdasta 10.1. Jos yhdenjaksoisen palvelussuhteen alkuperäinen alkupäivä ei ole tiedossa, ilmoitetaan alkupäiväksi se päivä, josta lukien palvelussuhde on käytettävissä olevien tietojen perusteella ainakin ollut voimassa.

Tulorekisteri muuttaa eläkemaksujen perintää.

Tulorekisterin myötä työnantaja ei enää itse tilitä eläkemaksuja maksamiensa palkkojen perusteella, vaan Keva laskuttaa eläkemaksun työnantajalta tulorekisterin kautta ansaintajärjestelmään siirtyneiden tietojen perusteella.

Tarkempia tietoja eläkemaksujen muutoksista löydät täältä: Tietoa eläkemaksujen muutoksista.

Vaikutukset työnantajalle tuotettaviin tilastoihin

Tulorekisterin ja uusien aliorganisaatioiden myötä tilastotietoja voidaan tuottaa suurille työnantajille nykyistä tarkemmalla tasolla.  

Mikäli jatkossa haluat saada Kevalta henkilöstöä koskevia tilastoja esimerkiksi organisaationne toimialatasolla, tulee Kevan maksajan koodiston mukaisen aliorganisaation vastata organisaation toimialaa. 

Kannattaa kuitenkin huomata, että mikäli toimialan/aliorganisaation koko on kovin pieni (esim. alle tuhat työntekijää), tilastoraporttien sisältö jää tietosuojasyistä puutteelliseksi.

Uusi rakenne näkyy tilastoissa vasta, kun tiedot ovat kertyneet tilastotietokantaan uuden jaottelun mukaisesti.

Automaattinen tiedonsiirto on suositeltavaa

Tulorekisteri suosittaa tiedonsiirron automatisointia ja tietojen välittämistä teknistä rajapintaa eli palkkajärjestelmän ja tulorekisterin välille rakennettavaa sähköistä yhteyttä pitkin.

Tulorekisterillä on myös sähköinen asiointipalvelu, jossa palkkatietoilmoituksia voi tehdä verkkolomakkeella. Palvelussa on myös mahdollista ladata palkkatiedosto tulorekisteriin.

Sen sijaan paperi-ilmoituksia otetaan vastaan enää vain poikkeustapauksissa. JuEL:n mukaan vakuutetuista palvelussuhteista ei voi ilmoittaa tietoja tulorekisteriin paperilla. Tulorekisteriin ei voi ilmoittaa tietoja myöskään puhelimitse.

Työnantajan muistilista

1. Ilmoita vuonna 2018 maksetut vuosiansiot ja palvelussuhdetiedot Kevaan samalla tavalla kuin ennenkin.

2. Vuodenvaihteen 2018/2019 yli samalla työnantajalla jatkuvat palvelussuhteet pitää katkaista teknisesti 31.12.2018. Kannattaa tarkistaa palkkajärjestelmätoimittajalta, hoituuko katkos automaattisesti järjestelmässä vai edellyttääkö se sinulta toimenpiteitä.

3. Tammikuun ensimmäisestä päivästä (1.1.2019) alkaen maksetut ansiot ilmoitetaan tulorekisteriin. Suositeltavinta on ilmoittaa tiedot tulorekisteriin suoraan palkkajärjestelmästä teknistä rajapintaa pitkin. Tiedot voi ilmoittaa myös tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa joko lataamalla tiedot tiedostona tai syöttämällä tiedot manuaalisesti verkkolomakkeella.

4. Keva ilmoittaa työnantajan voimassa olevat Kevan ilmoittajakoodiston mukaiset maksajan aliorganisaatiot (entiset ilmoittajat) tulorekisteriin.

5. Palkkajärjestelmät ja palkkahallinnon prosessit

Organisaatioiden palkkajärjestelmiin on tullut muutoksia tulorekisterin johdosta. Tarkista organisaatiosi palkkahallinnon prosessit: ansiotiedot ilmoitetaan tulorekisteriaikana lähes reaaliaikaisesti, joten tämä voi vaikuttaa organisaation omiin toimintamalleihin ja käytäntöihin.

6. Sähköisen asiointipalvelun valtuudet

Tarkista, että organisaationne nimenkirjoitusoikeudet ovat ajan tasalla valtuuttamista varten. Valtuutuksia tarvitaan tulorekisterissä asiointia varten. Voit valtuuttaa esimerkiksi palvelukeskuksen tai tilitoimiston asioimaan organisaation puolesta tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Lue lisää valtuuttamisesta.

7. Varmista sujuva vanhuuseläkkeelle siirtyminen

Työnantaja ilmoittaa jatkossa palkkatietoilmoituksella myös palvelussuhteen päättymistiedon tulorekisteriin sen jälkeen, kun työntekijä on irtisanoutunut. Eläkkeelle jäävän henkilön palvelussuhteen päättymistieto ja ansiotiedot siirtyvät tulorekisterin kautta Kevan eläkekäsittelyyn siinä vaiheessa, kun eläkehakemusta käsitellään. Lue lisää uutisesta: Työnantaja, ilmoitathan työsuhteen päättymispäivän tulorekisteriin heti, kun työntekijä ilmoittaa jäävänsä vanhuuseläkkeelle

8. Varmenteet

Jos ilmoitat ansiotiedot tulorekisteriin teknistä rajapintaa pitkin, tarvitset varmenteen. Sen avulla tunnistetaan käyttäjä, joka ilmoittaa ansiotietoa tai käyttää tulorekisteriin ilmoitettuja tietoja. Erillistä tunnistautumista ei tällöin tarvita.
Lue lisää varmenteesta

9. Tulorekisteri palvelee

Lisätietoa tulorekisteristä löydät tulorekisterin verkkosivuilta: www.tulorekisteri.fi.

Voit myös esittää kysymyksiä tulorekisterin Chatissä, joka palvelee osoitteessa tulorekisteri.fi.