Uutiskirje: Ajankohtaista tulorekisteristä ja eläkemaksuista

Työnantaja! Valmistautuminen tulorekisterin voimaantuloon ja eläkemaksujen muutoksiin kannattaa aloittaa nyt! Tilaa uutiskirje ja pysy ajan tasalla muutoksista ja aikatauluista.

Tulorekisteri

1.1.2019 aiotaan ottaa käyttöön kansallinen tulorekisteri.

Mikä muuttuu? Muistilista työnantajalle:

1. Ilmoita vuonna 2018 maksetut ansiot ja palvelussuhdetiedot Kevaan samalla tavalla kuin ennenkin.

2. Vuodenvaihteen 2018/2019 yli jatkuvat palvelussuhteet pitää katkaista teknisesti 31.12.2018. Kannattaa tarkistaa palkkajärjestelmätoimittajalta, hoituuko katkos automaattisesti järjestelmässä vai edellyttääkö se sinulta toimenpiteitä.

3. Tammikuun ensimmäisestä päivästä (1.1.2019) alkaen maksetut ansiot ilmoitetaan tulorekisteriin. Suositeltavinta on ilmoittaa tiedot tulorekisteriin suoraan palkkajärjestelmästä teknistä rajapintaa pitkin. Tiedot voi ilmoittaa myös tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa joko lataamalla tiedot tiedostona tai syöttämällä tiedot manuaalisesti verkkolomakkeella.

4. Keva ilmoittaa työnantajan voimassa olevat maksajan aliorganisaatiot (nykyiset ilmoittajat) tulorekisteriin. Jos tähän tietoon on tulossa muutos tulorekisterin käyttöönoton yhteydessä, ota pikaisesti yhteys osoitteeseen palvelussuhderekisteri@keva.fi.

5. Palkkajärjestelmät ja palkkahallinnon prosessit

  • Organisaatioiden palkkajärjestelmiin tulee muutoksia tulorekisterin johdosta. Varmista palkkajärjestelmäsi toimittajalta/ohjelmistotalolta, että tarvittavat muutokset tehdään vuoden 2018 loppuun mennessä.
  • Tarkista organisaatiosi palkkahallinnon prosessit: ansiotiedot ilmoitetaan tulorekisteriaikana lähes reaaliaikaisesti, joten tämä voi vaikuttaa organisaation omiin toimintamalleihin ja käytäntöihin.

6. Sähköisen asiointipalvelun valtuudet

  • Tarkista, että organisaationne nimenkirjoitusoikeudet ovat ajan tasalla valtuuttamista varten. Valtuutuksia tarvitaan tulorekisterissä asiointia varten. Voit valtuuttaa esimerkiksi palvelukeskuksen tai tilitoimiston asioimaan organisaation puolesta tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Lue lisää valtuuttamisesta.
  • Hoida valtuudet kuntoon hyvissä ajoin ennen vuodenvaihdetta.

7. Varmista sujuva vanhuuseläkkeelle siirtyminen

Työnantaja ilmoittaa jatkossa palkkatietoilmoituksella myös palvelussuhteen päättymistiedon tulorekisteriin sen jälkeen, kun työntekijä on irtisanoutunut. Eläkkeelle jäävän henkilön palvelussuhteen päättymistieto ja ansiotiedot siirtyvät tulorekisterin kautta Kevan eläkekäsittelyyn siinä vaiheessa, kun eläkehakemusta käsitellään. 

8. Varmenteet

  • Jos ilmoitat vuonna 2019 ansiotiedot tulorekisteriin teknistä rajapintaa pitkin, tarvitset varmenteen. Sen avulla tunnistetaan käyttäjä, joka ilmoittaa ansiotietoa tai käyttää tulorekisteriin ilmoitettuja tietoja. Erillistä tunnistautumista ei tällöin tarvita.
  • Lue lisää varmenteesta 

9. Tulorekisteri palvelee

Lisätietoa tulorekisteristä löydät tulorekisterin verkkosivuilta: www.tulorekisteri.fi. 

Voit myös esittää kysymyksiä tulorekisterin Chatissä, joka palvelee osoitteessa tulorekisteri.fi.

Työnantajien ja muiden suoritusten maksajien on ilmoitettava 1.1.2019 alkaen maksamansa palkat ja muut suoritukset tulorekisteriin viiden päivän kuluessa palkanmaksusta.

Samalla palkkatietoilmoituksella ilmoitetaan julkisten alojen eläkelain (JuEL) mukaan vakuutettujen palvelussuhteiden ansiot, palvelussuhteiden voimassaolot ja muita tietoja. Luottamustoimista ja -tehtävistä ilmoitetaan vastaavat tiedot kuin muistakin palvelussuhteista.

Tulorekisteriin annettava palkkatietoilmoitus korvaa työnantajan nykyisin suoraan sosiaalivakuuttajille ja Verohallinnolle antamat vuosi-ilmoitukset.

Työnantaja voi tulorekisteriaikana ilmoittaa tiedot paperilomakkeella vain harvoissa erityistilanteissa.

Tulorekisteristä voidaan luovuttaa tietoja vain laissa säädetyille (www.finlex.fi) tiedon käyttäjille kunkin käyttäjän lakiin perustuvien tiedonsaantioikeuksien mukaisesti.

Työeläkealan tarvitsemat tiedot haetaan tulorekisteristä työeläkelaitosten yhteiseen ansaintajärjestelmään.

Tulorekisterin käyttöönotto koskee kaikkia työnantajia ilman siirtymäaikoja. Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin on maksutonta.

ikoni-turkoosi-info.jpg  

Kevan tulorekisteriaikaiset ohjeet 2019 

ikoni-pinkki-info.jpg  

Kevan tulorekisteriaikainen koodisto 2019 

         

Tulorekisterin vaikutus JuEL-  palvelussuhde- ja ansiotietojen ilmoittamiseen

Ikoni-oranssi-kirjekuori.jpg  

Kevan uutiskirje: Ajankohtaista tulorekisteristä ja eläkemaksuista joulukuu 2018

Kevan uutiskirje: Ajankohtaista tulorekisteristä ja eläkemaksuista marraskuu 2018

Kevan uutiskirje: Ajankohtaista tulorekisteristä ja eläkemaksuista, lokakuu 2018

Lisää tietoa löydät osoitteesta www.tulorekisteri.fi.

Ajankohtaista tietoa ja ohjeita työnantajille

Tulorekisterin verkkosivuilla on julkaistu ohjeita esimerkiksi palvelussuhdetietojen ja ansioiden ilmoittamisesta sekä ilmoitettujen tietojen korjaamisesta.

Keva julkaisee jatkossakin verkkosivuillaan tulorekisterin ohjeistuksia täydentävää ohjeistusta JuEL:n erityistilanteista (esim. luottamustoimet, eläinlääkärit, perhe- ja omaishoitajat, työkorvaus). Nämä ohjeet julkaistaan elokuussa 2018.

Tulorekisterin käyttöönoton myötä työnantaja ilmoittaa palvelussuhde- ja ansiotiedot tulorekisteriin 1.1.2019 alkaen. Sen lisäksi työnantaja ilmoittaa 31.1.2019 mennessä Kevaan nykyisellä tavalla vielä vuoden 2018 viimeisen vuosineljänneksen palvelussuhdeilmoitukset (alkamiset, päättymiset ja tekniset katkaisut) sekä vuoden 2018 vuosiansiot.

Lisätietoa saat lähettämällä kysymyksiä palvelussuhderekisteri(at)keva.fi

Tapahtumat ja koulutukset

Verohallinnon tapahtumista ja verkkoseminaareista saat ajankohtaista tietoa ja opastusta tulorekisteri-asioissa. Lue lisää ja ilmoittaudu mukaan tapahtumiin!

 

Vaikutukset julkisten alojen eläkelain (JuEL) mukaisten palvelussuhde- ja ansiotietojen ilmoittamiseen

  • Tulorekisteriin toimitettavat palkkatietoilmoitukset sisältävät myös palvelussuhdetiedot

  • Tulorekisterin käyttöönoton jälkeen maksetut ansiot ilmoitetaan palkanmaksukohtaisesti suoraan tulorekisteriin.

  • 31.12.2018 voimassa olevat 1.1.2019 samalla työnantajalla jatkuvat palvelussuhteet katkaistaan  tulorekisterin käyttöönoton yhteydessä päivämäärällä 31.12.2018 teknisesti (päättymissyykoodit: Kevan jäsenyhteisöt 81, valtio ja Ahvenanmaa 04, kirkko 4, Kelan toimisuhde-eläkkeet 1). Kannattaa tarkistaa palkkajärjestelmän toimittajalta, edellyttääkö tämä toimenpiteitä palkanlaskennassa vai hoituuko katkaisu automaattisesti.

  • Tulorekisteriin ilmoitettuja tietoja voi korjata tulorekisterin yleisen periaatteen mukaisesti korvaavalla ilmoituksella (ohjeistus tulorekisterin ohjeissa).

  • Aikaan ennen tulorekisteriä kohdistuvat muutokset ja lisäykset palvelussuhde- ja vuosiansiotiedoissa ilmoitetaan Kevalle jatkossakin Kevan työnantajan verkkopalvelun palvelussuhderekisterissä.

  • Toimintayksikkötieto ei siirry tulorekisteriaikana työeläkeyhtiöiden yhteiseen ansaintajärjestelmään. Keva ei tulorekisteriaikana ylläpidä toimintayksiköitä omassa järjestelmässään.
  • Yksilöintitunnusta, jota on käytetty erottamaan rinnakkaiset palvelussuhteet, ei enää ilmoiteta.

Pakolliset tiedot tulorekisterin JuEL-ilmoituksissa

Eläkejärjestelynumero

  • Tulorekisteriin ei ilmoiteta nykyistä ilmoituslajitietoa, joka on johdettu vanhasta lakikoodista.

  • Työnantajatunnuksen tilalle tulee eläkejärjestelynumero, josta päätellään, minkä eläketurvan piiriin palvelussuhde kuuluu.

  • Keva on lisännyt Kevan työnantajan verkkopalveluun työnantajan tietoihin tulorekisteriaikana ilmoittamisessa käytettävät eläkejärjestelynumerot. Ellei työnantajan ilmoitusliikenteen hoitajalla ole käytössä Kevan verkkopalvelua, lähetä asiasta viesti osoitteeseen palvelussuhderekisteri@keva.fi.

  • Eläkejärjestelynumero on 11 merkkiä pitkä.

 

Työnantajan verkkopalvelu

 

 

Maksajan aliorganisaatio

  • Ilmoittajatieto (tulorekisterissä maksajan aliorganisaatio) säilyy Kevan tarvitsemana tietona. Keva ylläpitää myös tulorekisteriaikana työnantajien aliorganisaatiotietoja ja välittää tiedot muutoksista tulorekisteriin. Tietojen täytyy olla ajan tasalla, kun lähetät palkkatietoilmoituksia.
  • Työnantajien on hyvä käydä läpi aliorganisaatiot/ilmoittajatunnukset ennen tulorekisterin käyttöönottoa. Niiden merkitys lisääntyy, sillä Kevalta saatavat raportit ja listaukset voidaan toimittaa tulorekisteriaikana joko työnantaja tai aliorganisaatiotasolla.
  • Tulorekisterin tekninen rajapinta sallii useita maksajan aliorganisaatioita. Yhdessä JuEL-aineistossa voi kuitenkin olla vain yksi aliorganisaatio. Tämä tarkoittaa sitä, että jos työnantajalla on käytössä useita aliorganisaatioita, jokaisen aineisto on lähetettävä erikseen.

Kevan ilmoittajakoodiston mukainen maksajan aliorganisaatio

  • Kun tulorekisteriin ilmoitetaan julkisten alojen eläkelain (JuEL) mukaan vakuutettujen tulonsaajien palkkatietoilmoituksia, pakollisena tietona on ilmoitettava Kevan ilmoittajakoodiston mukainen maksajan aliorganisaation tunniste.
  • Keva siirtää vuodenvaihteessa voimassa olevat työnantajien aliorganisaatiot (nykyiset JuEL-ilmoittajat) tulorekisterin Kevan ilmoittajakoodistoon. Kevan maksajan aliorganisaation tunniste on pakollinen tieto JuEL:n palkkatietoaineistossa ja sen oikeellisuus tarkistetaan tulorekisterissä.
  • Kevan verkkosivuilla on sähköinen lomake, jolla työnantaja voi ilmoittaa uuden Kevan aliorganisaation perustamisesta tai nykyisen aliorganisaation päättymisestä. Samalla lomakkeella voi ilmoittaa myös ilmoitusliikenteen hoitaja -tietoa koskevista muutoksista.  Vaihtoehtoisesti tiedot muutoksista voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen palvelussuhderekisteri@keva.fi. Keva suosittelee, että työnantaja tekee mahdolliset suuremmat muutokset Kevan aliorganisaatiorakenteeseensa vasta tulorekisterin käytöstä saatujen kokemusten perusteella.  
  • Kevan aliorganisaatiotunnisteella ei voi rajata tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun valtuuksia vaan niitä rajataan maksajan omalla aliorganisaatiotunnisteella.

Maksajan oma aliorganisaatio

  • Jos työnantaja haluaa rajata tietojen näkymistä käyttäjälleen tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa (käyttäjä näkee esimerkiksi vain tietyn yksikön tiedot), työnantajan tulee ilmoittaa palkkatietoilmoituksella Kevan aliorganisaation lisäksi Katso- ja suomi.fi -valtuuksien rajaamista varten maksajan oma aliorganisaatio.
  • Tulorekisterin ohjeita aliorganisaatioista valtuusrajauksissa löydät tulorekisterin sivuilta:

Aliorganisaation tunniste (vero.fi)

Aliorganisaatio (vero.fi)

Työeläkelaitoksen yhtiötunnus

  • Keva hoitaa  JuEL:n työeläkevakuuttamisen. Työeläkelaitoksen yhtiötunnuksena  ilmoitetaan:  20 = Kevan jäsenyhteisöt, 30 = Keva – valtio, 25 = Keva – kirkko, 24 = Keva -Ahvenanmaa ja 29 = Keva - Kelan toimisuhde-eläkkeet

Henkilötunnus

  • Ellei tulonsaajalla ole suomalaista henkilötunnusta, ilmoitetaan tulonsaajan syntymäaika, sukupuoli ja nimitiedot.

Ansiot

Rekisteröinnin peruste

  • = nykyinen palvelussuhteen laji (käytössä edelleen eläketurvakohtaiset Kevan koodistot)
  • Tulorekisterin tekninen rajapinta sallii useita rekisteröinnin perusteita. Yhdessä JuEL-palkkatietoilmoituksessa voi kuitenkin olla vain yksi rekisteröinnin peruste. Jos tulonsaajalle maksetaan eri rekisteröinnin perusteisia ansioita, on annettava erilliset palkkatietoilmoitukset.

Ammattiluokka tai nimikkeen tunniste

  • = nykyinen ammattinimike (eläketurvakohtaiset Kevan ammattinimikekoodistot)

  • Tulorekisterin tekninen rajapinta sallii useita ammattinimikkeitä. Yhdessä JuEL-palkkatietoilmoituksessa voi kuitenkin olla vain yksi ammattinimike.

Palvelussuhteen voimassaolo

  • Alkupäivä, loppupäivä

  • Palvelussuhteen voimassaoloaikoja voi ilmoittaa yhdellä palkkatietoilmoituksella useita edellyttäen, että rekisteröinnin peruste on sama.

Toistuvat lyhyet palvelussuhteet ja rinnakkaiset palvelussuhteet

  • Tulorekisterin ohjeissa palvelussuhteiden tiedoista on ohjeistusta näiden ilmoittamisesta.

Päättymisen syy

  • Pakollinen, kun ilmoitetaan loppupäivä (eläketurvakohtaiset Kevan koodistot)

  • Tulorekisterin tekninen rajapinta sallii useita päättymisen syitä. Yhdessä JuEL-palkkatietoilmoituksessa voi kuitenkin olla vain yksi Kevan koodiston mukainen päättymisen syy.

  • Tulorekisteriaikana käytössä tulee olemaan nykyisestä poiketen vain yksi päättymissyykoodi per eläketurva (Kevan jäsenyhteisöt päättymisen syy 10, valtio ja Ahvenanmaa 01, kirkko ja Kelan toimisuhde-eläkkeet 1 – tarkoittavat, että henkilö eronnut, työ päättynyt).

Alkupäivä

  • Tulorekisteriin ilmoitetaan yhdenjaksoisen palvelussuhteen alkuperäinen alkupäivä huomioimatta mahdollisia aiempia teknisiä katkoksia, jos se on palkkajärjestelmässä mahdollista.

 

Vaikutukset eläkemaksuihin

Tulorekisteri muuttaa eläkemaksujen perintää.

Tulorekisterin myötä työnantaja ei enää itse tilitä eläkemaksuja maksamiensa palkkojen perusteella, vaan Keva laskuttaa eläkemaksun työnantajalta tulorekisterin kautta ansaintajärjestelmään siirtyneiden tietojen perusteella.

Tarkempia tietoja eläkemaksujen muutoksista löydät täältä: Tietoa eläkemaksujen muutoksista.

Vaikutukset työnantajalle tuotettaviin tilastoihin

Tulorekisterin ja uusien aliorganisaatioiden myötä tilastotietoja voidaan tuottaa suurille työnantajille nykyistä tarkemmalla tasolla.  

Tämä edellyttää, että mikäli jatkossa haluat saada Kevalta henkilöstöä koskevia tilastoja esimerkiksi organisaationne toimialatasolla, tulee ilmoittajatiedon (tulorekisterissä maksajan aliorganisaatio) vastata organisaation toimialaa.

Kannattaa kuitenkin huomata, että mikäli toimialan/aliorganisaation koko on kovin pieni (esim. alle tuhat työntekijää), tilastoraporttien sisältö jää tietosuojasyistä puutteelliseksi.

Uusi rakenne näkyy tilastoissa vasta, kun tiedot ovat kertyneet tilastotietokantaan uuden jaottelun mukaisesti.

Tulorekisteri edellyttää päivityksiä ja muutoksia palkkahallinnon järjestelmiin

Tulorekisterin käyttöönottoon kannattaa alkaa valmistautua hyvissä ajoin.

Tulotiedot suoraan viranomaisille

Tulorekisteri korvaa työnantajilta ja yksityisiltä ihmisiltä pyydettäviä palkkaselvityksiä ja -todistuksia. Tämä vähentää hieman hallinnollista työtä yrityksissä. 

Yksityisen ihmisen näkökulmasta tulorekisteri helpottaa asiointia viranomaisten kanssa.

Automaattinen tiedonsiirto on suositeltavaa

Tulorekisterihanke suosittaa tiedonsiirron automatisointia ja tietojen välittämistä teknistä rajapintaa eli palkkajärjestelmän ja tulorekisterin välille rakennettavaa sähköistä yhteyttä pitkin.

Pieniä työnantajia varten tulorekisteriin tulee käyttöliittymä, jonka kautta ilmoituksia voi syöttää sisään. Palkkatiedosto on myös mahdollista ladata tulorekisteriin.

Sen sijaan paperi-ilmoituksia otetaan vastaan enää vain poikkeustapauksissa. Tulorekisteriin ei voi ilmoittaa tietoja myöskään puhelimitse.

Muutokset järjestelmiin 2018 aikana

Työnantajien ja ohjelmistotalojen kannalta vuosi 2018 on tärkeä. Tulorekisteri edellyttää muutoksia yritysten palkkajärjestelmiin. Ne on tehtävä vuoden 2018 aikana.

Mitä tietoja tulorekisteriin ilmoitetaan?

Pakollisia tietoja ovat suoraan palkanmaksuun liittyvät tiedot. JuEL-ilmoituksissa myös maksajan aliorganisaatio (=ilmoittaja), palvelussuhteen voimassaoloajat, päättymisen syy, ammattinimike ja rekisteröinnin peruste ovat pakollisia tietoja.

Lisätietoja www.tulorekisteri.fi