Löneuppgiftsanmälningarna till inkomstregistret från 1.1.2019

Det nationella inkomstregistret infördes 1.1.2019. Arbetsgivare och övriga prestationsbetalare ska från och med 1.1.2019 lämna uppgift om betalda löner och övriga prestationer till inkomstregistret inom fem dagar från löneutbetalningen.

Med en och samma löneuppgiftsanmälan anmäls inkomster av anställningar som är försäkrade enligt pensionslagen för den offentliga sektorn (OffPL), anställningarnas giltighetstider och övriga uppgifter. I fråga om förtroendeuppdrag anmäls samma uppgifter som för andra anställningar.

Den anmälan om löneuppgifter som lämnas till inkomstregistret ersätter de årsanmälningar som arbetsgivaren i dag lämnar till socialförsäkringsorganisationer och Skatteförvaltningen. När inkomstregistret har införts kan arbetsgivaren anmäla uppgifterna med en pappersblankett endast i några specialfall. Löneuppgiftsanmälningar för anställningar som försäkrats enligt OffPL kan inte anmälas på papper.

Information får lämnas ut från inkomstregistret endast till de informationsanvändare som fastställs i lagen (www.finlex.fi) enligt varje användares lagstadgade rätt att få information. De uppgifter som behövs i arbetspensionsbranschen hämtas från inkomstregistret till arbetspensionsanstalternas gemensamma intjäningssystem.

Införandet av inkomstregistret gäller alla arbetsgivare utan övergångstider. Det kostar ingenting att anmäla uppgifter till inkomstregistret.

Du kan också skicka frågor till Kevas registerteam: palvelussuhderekisteri@keva.fi.

Anvisningar och information till arbetsgivarna

På inkomstregistrets webbplats finns anvisningar till exempel för anmälan av anställningar och inkomster och om korrigering av anmälda uppgifter.

I Kevas anvisningar och koder för 2019 finns anvisningar för anmälan av inkomster och anställningar försäkrade enligt pensionslagen för den offentliga sektorn (OffPL) och för specialfall enligt OffPL.

ikoni-turkoosi-info.jpg

  Kevas anvisningar som tillämpas efter att inkomstregistret införts 2019

Ikoni-oranssi-info.jpg

  Kevas koder som tillämpas efter att inkomstregistret införts 2019

     

 

Sammanfattning av inkomstregistrets inverkan på anmälan av anställningar och inkomster enligt OffPL.

Ikoni-oranssi-kirjekuori.jpg

 

Kevas nyhetsbrev: aktuellt om inkomsregistret och pensionavgifter januari 2019

Ikoni-oranssi-kirjekuori.jpg

 

Kevas nyhetsbrev: aktuellt om inkomsregistret och pensionavgifter december 2018

Ikoni-oranssi-kirjekuori.jpg

 

Kevas nyhetsbrev: aktuellt om inkomsregistret och pensionavgifter november 2018

Ikoni-oranssi-kirjekuori.jpg

  Kevas nyhetsbrev: aktuellt om inkomstregistret och pensionavgifter oktober 2018

Arbetsgivaren anmäler anställningsuppgifterna (början, slut och tekniska avbrott 31.12.2018) för det sista kvartalet 2018 samt årsinkomsterna 2018 på nuvarande sätt till Keva senast 31.1.2019.

Mer information finns på adressen www.inkomstregistret.fi.

Evenemang och utbildningar

Skatteförvaltningen ordnar evenemang och webbinarier för dig som vill få aktuell information och råd om inkomstregistret. Evenemangen är på finska. Läs mer och anmäl dig!

Inverkan på anmälan av anställnings- och inkomstuppgifter enligt pensionslagen för den offentliga sektorn

  • De anmälningar om löneuppgifter som lämnas till inkomstregistret omfattar också anställningsuppgifter.

  • De inkomster som betalas efter att inkomstregistret har införts anmäls per löneutbetalning direkt till inkomstregistret.

  • Anställningar som är i kraft 31.12.2018 och som 1.1.2019 fortsätter hos samma arbetsgivare avbryts tekniskt i samband med införandet av inkomstregistret med datum 31.12.2018 (koderna för avslutningsorsak: Kevas medlemssamfund 81, staten och Åland 04, kyrkan 4, FPA:s personalpensioner 1). Kolla med din lönesystemleverantör om anställningen avbryts automatiskt eller om det kräver åtgärder av löneräkningen. Tekniska avbrott anmäls till Keva i samband med anställningsuppgifterna för sista kvartalet 2018.

  • De uppgifter som har anmälts till inkomstregistret kan enligt inkomstregistrets allmänna princip korrigeras med en ersättande anmälan enligt inkomstregistrets anvisning. I vissa fall måste uppgifterna korrigeras genom att makulera dem.

  • De ändringar i och kompletteringar till anställnings- och årsinkomstuppgifterna för perioden 1.1.2005–31.12.2018 som hänför sig till tiden före inkomstregistret anmäls till Keva också framöver i anställningsregistret i Kevas webbtjänst för arbetsgivare.

  • Efter att inkomstregistret införts överförs uppgift om verksamhetsenhet inte till arbetspensionsbolagens gemensamma intjäningssystem. Efter att inkomstregistret införts upprätthåller Keva därför inte längre uppgift om verksamhetsenhet i sitt eget system. Anvisningar för anmälan av inkomsttagarens verksamhetsställe finns i inkomstregistrets anvisning.
  • Den individualiseringskod som har använts för att göra skillnad mellan en persons parallella anställningar anmäls inte längre.

Inverkan på pensionsavgifterna

Inkomstregistret leder till ändringar i uttaget av pensionsavgifterna.

Efter att inkomstregistret införts redovisar arbetsgivaren inte längre själv pensionsavgifter utifrån betalda löner, utan Keva fakturerar arbetsgivaren för pensionsavgiften på basis av de uppgifter som överförts till intjäningssystemet via inkomstregistret.

Närmare uppgifter om ändringarna i pensionsavgifterna finns här: Information om ändringar i pensionsavgifterna.

Detaljerad information om obligatoriska uppgifter i OffPL-anmälningar finns i Kevas anvisningar och koder för 2019 som tillämpas efter att inkomstregistret införts.

Pensionsarrangemangsnummer

  • Den tidigare uppgiften om anmälningsslag, som är härledd från den gamla koden för lagen, anmäls inte till inkomstregistret.

  • I stället för arbetsgivarkoden anmäls ett pensionsarrangemangsnummer vars två första siffror uppger vilket pensionsskydd anställningen omfattas av.

  • Keva har uppdaterat de pensionsarrangemangsnummer som behövs vid anmälan till arbetsgivarens kontaktuppgifter i Kevas webbtjänst för arbetsgivare. I arbetsgivarens uppgifter i webbtjänsten syns också Kevas gällande underorganisationer. Om den som sköter arbetsgivarens anmälningstrafik inte använder Kevas webbtjänst, skicka e-post om ärendet till palvelussuhderekisteri@keva.fi.

  • Pensionsarrangemangsnumret har 11 tecken.

Webbtjänsten för arbetsgivare

Betalarens underorganisation enligt Kevas anmälarkoder

  • Vid anmälan av löneuppgifter för inkomsttagare försäkrade enligt pensionslagen för den offentliga sektorn (OffPL) ska identifierare för betalarens underorganisation (=tidigare anmälare) enligt Kevas anmälarkoder uppges som obligatorisk uppgift.
  • Keva överför arbetsgivarnas gällande underorganisationer (tidigare Kevas anmälare) till Kevas anmälarkoder till inkomstregistret vid årsskiftet 2018/2019.
  • Keva upprätthåller arbetsgivarnas uppgifter om Kevas underorganisationer också efter att inkomstregistret införts och förmedlar uppgift om ändringar till inkomstregistret. Uppgifterna måste vara uppdaterade när du skickar löneuppgiftsanmälningar.

  • På Kevas webbplats finns en elektronisk blankett med vilken arbetsgivaren kan meddela att en ny underorganisation har bildats eller att en befintlig underorganisation har upphört. Med samma blankett kan man också meddela ändringar i uppgifterna om den som sköter anmälningstrafiken. Alternativt kan uppgifterna om ändringar skickas per e-post till palvelussuhderekisteri@keva.fi. 

    Keva rekommenderar att arbetsgivaren gör eventuella större ändringar i Kevas underorganisationsstruktur på basis av de erfarenheter som användningen av inkomstregistret har gett. Underorganisationerna kommer att bli allt viktigare eftersom de rapporter och listor som Keva tar fram kan lämnas antingen på arbetsgivar- eller underorganisationsnivå (inte på verksamhetsställenivå) när inkomstregistret har införts.
  • Inkomstregistrets tekniska gränssnitt tillåter flera underorganisationer för betalaren. Ett material enligt OffPL kan dock endast innehålla en identifierare för betalarens underorganisation enligt Kevas anmälarkoder. Det betyder att om arbetsgivaren använder flera Kevas underorganisationer så ska materialet för var och en av dem skickas separat.
  • Med Kevas underorganisationsidentifierare kan man inte begränsa behörigheter i inkomstregistrets e-tjänst utan de begränsas med betalarens egen underorganisationsidentifierare.

Betalarens underorganisation

  • Om arbetsgivaren vill begränsa det sätt på vilket användaren ser uppgifter i inkomstregistrets e-tjänst (användaren ser till exempel bara uppgifterna om en viss enhet), ska arbetsgivaren i löneuppgiftsanmälan utöver Kevas underorganisation också anmäla betalarens egen underorganisation för att Katso- och suomi.fi-auktoriseringar ska kunna begränsas.

  • Anvisningar för underorganisationer i fråga om begränsning av behörigheter finns på inkomstregistrets webbplats:

Underorganisationens identifierare (skatt.fi)

Underorganisation (skatt.fi)

Arbetspensionsanstaltens bolagskod

  • Keva sköter arbetspensionsförsäkringen enligt pensionslagen för den offentliga sektorn.

    Följande koder anmäls som arbetspensionsanstaltens bolagskod: 20 = Kevas medlemssamfund, 30 = Keva – staten, 25 = Keva – kyrkan, 24 = Keva – Åland och 29 = Keva – FPA:s personalpensioner.

    I inkomstregistrets e-tjänst uppger en bolagskod i Kevas koder vilket pensionsskydds kod det är fråga om.

Personbeteckning

  • Om en inkomsttagare saknar en finsk personbeteckning uppges inkomsttagarens födelsedatum, kön och namnuppgifter.

Inkomster

  • På webbplatsen inkomstregistret.fi finns en lista över inkomstslag och anvisningar för anmälan av inkomsterna.

Registreringsgrund

  • Kevas pensionsskyddsspecifika koder används fortfarande
  • Inkomstregistrets tekniska gränssnitt tillåter flera registreringsgrunder. En anmälan om löneuppgifter enligt OffPL kan dock innehålla bara en registreringsgrund. Om man till inkomsttagaren betalar inkomster med olika registreringsgrunder ska löneanmälningarna lämnas separat.

Yrkesklass eller beteckning

  • Kevas pensionsskyddsspecifika koder för yrkesbeteckning används fortfarande

  • Om anställningen har försäkrats enligt OffPL ska betalaren alltid uppge yrkesbeteckningen enligt Kevas pensionsskyddsspecifika beteckningar.

  • Inkomstregistrets tekniska gränssnitt tillåter flera yrkesbeteckningar. En anmälan om löneuppgifter enligt OffPL kan dock endast innehålla en yrkesbeteckning enligt Kevas koder.

  • Läs mer om anmälan av yrkesklassen enligt Statistikcentralens yrkesklassificering (TK10) i inkomstregistrets anvisning.

Anställningsförhållandets giltighet

  • Startdatum, slutdatum

  • I inkomstregistrets anvisning finns detaljerad information om anmälan av anställningsuppgifter.

  • Flera giltighetstider för anställningsförhållandet kan anmälas med en anmälan om löneuppgifter enligt förutsatt att registreringsgrunden är densamma.

Återkommande korta anställningar och parallella anställningar

  • I inkomstregistrets anvisning finns detaljerad information om anmälan av anställningsuppgifter.

Orsak till upphörande

  • Obligatorisk när slutdatum anmäls (Kevas pensionsskyddsspecifika koder används fortfarande)

  • Inkomstregistrets tekniska gränssnitt tillåter flera avslutningsorsaker. En anmälan om löneuppgifter enligt OffPL kan dock endast innehålla en avslutningsorsak enligt Kevas koder.

  • I inkomstregistret används i motsats till tidigare endast en kod för avslutningsorsak per pensionsskydd (Kevas medlemssamfund avslutningsorsak 10, staten och Åland 01, kyrkan och FPA:s personalpensioner 1 – koderna betyder att personen har avgått och arbetet har upphört).

Startdag

  • Till inkomstregistret anmäls den kontinuerliga anställningens ursprungliga startdatum utan att beakta eventuella tidigare tekniska avbrott om det är möjligt i lönesystemet.

  • Anvisningar för anställningens startdag som ska anmälas till inkomstregistret finns i punkt 10.1 i inkomstregistrets anvisning. Om den ursprungliga startdagen för en kontinuerlig anställning inte är känd anmäls som startdag den dag från och med vilken anställningen minst har varit i kraft enligt de tillgängliga uppgifterna.

Inverkan på statistik till arbetsgivaren

Efter att inkomstregistret och de nya underorganisationerna tagits i bruk kan man ta fram mer detaljerad statistik för de stora arbetsgivarna än nu.

Om du framöver vill få personalstatistik från Keva till exempel på organisationens sektornivå måste betalarens underorganisation enligt Kevas koder motsvara organisationens sektor. 

Om sektorn/underorganisationen är mycket liten (t.ex. under 1 000 arbetstagare) blir innehållet i statistikrapporterna bristfälligt på grund av dataskyddet.

Den nya strukturen syns i statistiken först när uppgifter har samlats till statistikdatabasen enligt den nya fördelningen.

Inkomstregistret förutsätter uppdateringar och ändringar i löneadministrationssystemen - automatisk dataöverföring rekommenderas

Inkomstregistret rekommenderar automatisk dataöverföring och förmedling av uppgifter genom ett tekniskt gränssnitt, dvs. en elektronisk kanal mellan lönesystemet och inkomstregistret.

Inkomstregistret har också en e-tjänst där löneuppgiftsanmälningar kan lämnas med en nätblankett. Via tjänsten kan också lönefilen laddas upp till inkomstregistret.

Däremot tas anmälningar på papper emot endast i undantagsfall. Uppgifter om anställningar försäkrade enligt OffPL kan inte anmälas till inkomstregistret på papper. Uppgifter kan inte heller anmälas till inkomstregistret per telefon.

Mer information finns på adressen www.inkomstregistret.fi.

Vad ändras?

1. Meddela anställningsuppgifterna och de 2018 betalda inkomsterna till Keva på samma sätt som tidigare.

2. Anställningar som fortsätter efter årsskiftet 2018/2019 ska avbrytas tekniskt 31.12.2018. Kolla gärna med din lönesystemleverantör om systemet avbryter anställningen automatiskt eller om det kräver åtgärder av dig.

3. Från och med 1.1.2019 anmäls betalda inkomster till inkomstregistret. Rekommenderas att uppgifterna anmäls till inkomstregistret direkt från lönesystemet via det tekniska gränssnittet. Uppgifterna kan också anmälas via inkomstregistrets e-tjänst antingen genom att ladda uppgifterna som en fil eller skriva in uppgifterna manuellt på en nätblankett.

4. Keva meddelar arbetsgivarens ikraftvarande betalarens underorganisationer (nuvarande anmälare) till inkomstregistret. Om det kommer att komma någon ändring i denna uppgift i samband med införandet av inkomstregistret, ta då snarast kontakt på adressen palvelussuhderekisteri@keva.fi.

5. Lönesystemen och processerna inom löneadministrationen

  • Det blir ändringar i organisationernas lönesystem på grund av inkomstregistret. Kolla med leverantören/programvaruhuset för ditt lönesystem att de nödvändiga förändringarna görs före slutet av 2018.
  • Kontrollera processerna för löneadministrationen i din organisation: inkomstuppgifterna anmäls när inkomstregistret har införts så gott som i realtid, så detta kan inverka på organisationens egna verksamhetsmodeller och egen praxis.

6. Fullmakter för e-tjänsten

  • Kontrollera att namnteckningsrätterna i er organisation är i sin ordning för att ge fullmakt. Fullmakter behövs för att sköta ärenden i inkomstregistret. Du kan till exempel ge fullmakt till en servicecentral eller en revisionsbyrå att sköta ärenden för din organisations räkning i inkomstregistrets e-tjänst. Läs mer om fullmakter på vero.fi.
  • Sköt om att fullmakterna är i skick i god tid före årsskiftet.

7. Säkerställ en smidig ålderspensionering

Arbetsgivaren anmäler i fortsättningen med löneuppgiftsanmälan också uppgiften om när en anställning upphör efter att den anställda har sagt upp sig. Uppgifterna om slutdatumet för anställningen och inkomsterna för en person som går i pension överförs via inkomstregistret till Kevas pensionsbehandling i det skedet då pensionsansökan handläggs.

8. Certifikat

Om du 2019 anmäler inkomstuppgifter till inkomstregistret via det tekniska gränssnittet behöver du ett certifikat. Med hjälp av det identifierar du den användare som anmäler inkomstuppgiften eller använder uppgifterna i inkomstregistret. Någon separat identifikation behövs inte då.

Läs mer om certifikatet på vero.fi

9. Inkomstregistret betjänar

  • Ytterligare information om inkomstregistret finns på inkomstregistrets webbplats.
  • Du kan också ställa frågor i inkomstregistrets Chat som betjänar på adressen inkomstregistret.fi.