Utvärdera och utveckla arbetshälsan

Kevas enkäter hjälper vid utvärdering och utveckling av arbetshälsan.

Som kund hos Keva får du information och stöd också för att sammanlänka enkätresultaten med organisationens effektiva utvecklingsarbete.

Från arbetshälsoenkäten till utveckling

Arbetshälsoenkäten hjälper organisationen att utvärdera och utveckla

  • ledningen av arbetshälsa och arbetsförmåga
  • personalens arbetshälsa
  • effektiviteten i arbetet.

Kevas arbetshälsoenkät är en webbtjänst med vilken ni kan genomföra en högklassig och tillförlitlig arbetshälsoenkät flexibelt i enlighet med er egen tidtabell.

Arbetshälsoenkäten finns i Kevas webbtjänst för arbetsgivare som en del av tjänsten Nyckeluppgifter (”Enkäter”).

I arbetshälsoenkäten ingår:

  • en elektronisk arbetshälsoenkät till personalen
  • enkätrapporter och distribution av rapporter
  • omfattande jämförelsematerial
  • möjlighet till uppföljningsenkäter
  • instruktioner och stödmaterial

Ytterligare information

Om du blev intresserad eller behöver mer information om tjänsten, kontakta då din kundchef eller arbetsgivarnas telefonrådgivning.
Kontaktuppgifter till rådgivningen för arbetsgivarkunder

Chefens guide: Från enkät till utveckling i organisationen

Det lönar sig att utveckla arbetshälsan. En god arbetsatmosfär ökar smidigheten i arbetet och människornas välmående och förbättrar effektiviteten och produktiviteten i verksamheten.

Arbetshälsoenkäten är ett av verktygen för aktivt stöd för chefen och för hela arbetsplatsen eftersom man med hjälp av den kan utveckla smidiga arbetsrutiner på ett proaktivt sätt.

Utdragna problem med arbetsflödet utgör en risk för såväl individens som arbetsplatsens och hela organisationens välbefinnande och produktivitet. Till exempel beror sjukskrivningarna förutom på hälsotillståndet på många faktorer som har med organisationens verksamhet att göra såsom dåligt eller bristfälligt ledarskap, atmosfärproblem, mobbning, personalens upplevelse av svaga påverkningsmöjligheter och ständig brådska i arbetet.

Omsorgen om att arbetet löper och om arbetshälsan är gemensam för hela arbetsplatsen. Chefens roll är viktig i alla skeden av enkätprocessen. Utnyttjandet av arbetshälsoenkäten är en process som börjar redan innan enkäten genomförs och fortsätter i form av gemensam utveckling efter enkäten.

Tips för att utnyttja arbetshälsoenkäten

Förbered er tillsammans för enkäten

Genom en gemensam diskussion innan enkäten försäkrar man sig om att personalen är motiverad att svara.

En lyckad enkät- och utvecklingsprocess kräver omsorgsfull planering. Därför är det viktigt att diskutera enkätens mål, tidtabell och utnyttjande av resultaten med personalen redan i god tid innan enkäten genomförs.

Poängtera gärna att resultaten av enkäten är ett verktyg för att utveckla gemensam diskussion och arbetshälsa. Fundera också på vad arbetshälsan betyder för er och hur den inverkar på arbetsplatsens grundläggande uppgift och mål.

När enkätens syfte och mål är klara för alla blir svarsprocenten i allmänhet hög och då ger resultaten en täckande bild av läget i hela organisationen och arbetsenheten. Ett bra sätt är att ytterligare sporra de anställda att svara när enkäten närmar sig och säkerställa att alla har möjlighet att svara på enkäten.

Gå igenom resultaten tillsammans på arbetsplatsen

Utvecklingsobjekten kommer fram i gemensamma diskussioner.

Behandla gärna resultaten på arbetsplatsen så snabbt som möjligt efter enkäten. Att behandla resultaten så att hela arbetsplatsen är engagerad utgör en hörnsten för ett effektivt utvecklingsarbete. Målet för den gemensamma diskussionen är att hitta arbetsplatsens styrkor och utvecklingsobjekt samt en konkret plan för gemensamma utvecklingsåtgärder.

Själva diskussionen kan ordnas på många sätt. Vilket kunde vara det naturliga för er arbetsplats?

Centrala frågor att fundera på före genomgången av enhetens resultat

  • När och hur ska vi ordna mötet? Hur gör vi det möjligt för alla att delta – behövs det till exempel flera möten?
  • Vem eller vilka borde delta i mötet utöver vår arbetsenhet – nätverk?
  • Vilket sätt att arbeta engagerar bäst alla anställda i vår enhet?

Chefens roll

Chefen har en central roll då arbetshälsoenkäten ska utnyttjas. Chefens attityd och verksamhet inverkar i stor grad på om behandlingen av resultaten lyckas.

Det är viktigt att chefen noga bekantar sig med resultaten och förbereder sig för den gemensamma diskussionen. Det är också bra att på förhand fundera på vilka känslor och reaktioner resultaten kan väcka för att kunna förbereda sig bättre.

Chefens uppgift är att styra diskussionen i riktning mot lösningar och praktiska åtgärder. Detta är viktigt att komma ihåg framför allt om diskussionen kör fast i ett ältande av endast dåliga saker. Chefen kan med sin egen verksamhet skapa en öppen och konstruktiv atmosfär.

Hur tolkar vi resultaten?

Att tolka resultaten kan ibland kännas svårt. Vad innebär resultaten i själva verket och hur kan vi bilda en gemensam syn på utvecklingsåtgärderna?

När man tolkar resultaten är det bra att komma ihåg att de berättar  de anställdas upplevelser av hur arbetet löper och om arbetshälsan men att de aldrig ger färdiga svar på vad och framför allt hur sakerna borde förbättras. Endast genom gemensam diskussion kan ett samförstånd uppnås om ärendena och om hur verksamheten borde ändras.

Tolkningen av resultaten kräver att de alltid sätts i förhållande till det aktuella läget i varje arbetsenhet. När man tolkar resultaten är det viktigt att beakta gruppens storlek, karaktär och verksamhetsmiljö och den senaste tidens händelser. En grund för tolkningen av resultaten kan också vara utvecklingssamtal, eventuella utvecklingsprojekt och tidigare enkäter. Å andra sidan är det skäl att granska resultaten också i förhållande till arbetsenhetens mål: vad är betydelsefullt i vår verksamhet just nu, och vad i framtiden? Målet är att hitta de centrala styrkor och utvecklingsobjekt som är av betydelse för en smidig verksamhet och sålunda för vars och ens arbetshälsa.

En resultatrik utvecklingscykel består av fyra skeden

  • utgångsläge (resultatanalys: observationer och faktorer som förklarar dem samt slutledningar)
  • mål (konkreta förändringsmål)
  • verksamhet (åtgärder och processer med vilka förändringarna åstadkoms)
  • utvärdering (har de uppställda målen nåtts och åtgärderna vidtagits).

Gör upp en gemensam utvecklingsplan

En god utvecklingsplan är möjligast konkret.

Utvecklingsplanen är en konkret produkt av arbetsplatsens gemensamma genomgång av resultaten. Med hjälp av den säkerställer man att de saker man tagit upp inte förblir i luften utan börjar synas i praktiken i arbetsplatsens vardag.

Det är bra om utvecklingsplanen utöver de valda utvecklingsobjekten innehåller mål, åtgärder, ansvarspersoner, tidtabeller och hur och när utfallet av målen ska följas upp och utvärderas. En konkret plan och en noggrann arbetsfördelning säkerställer för sin del att planen genomförs. Utöver utvecklingsobjekten är det bra att i planen också ta med bra saker och arbetsplatsens styrkor, som man vill uppehålla eller ytterligare stärka.

Efter diskussionen är det bra om chefen går igenom utvecklingsplanen med sin egen chef. På så sätt kan man bland annat komma överens om i vilka ärenden chefen behöver hjälp och på vilket sätt hen ska rapportera om hur planen framskrider.

Stöd till chefen

Det är viktigt för chefen att få stöd för sitt eget chefsarbete och för utvecklingen av det.

Stöd och råd för behandlingen av resultaten och förberedelse inför besvärliga situationer kan du få till exempel av

  • din egen chef
  • HR
  • dina chefskollegor
  • företagshälsovården
  • arbetarskyddsorganisationen.

Följ upp och utvärdera hur utvecklingsarbetet framskrider

Uppföljningen är viktig för att man ska veta hur arbetet framskridit.

Efter att av utvecklingsplanen gjorts upp är det viktigt att säkerställa att utvecklingsåtgärderna faktiskt vidtas. Uppföljningen är en viktig del av utvecklingsprocessen för att utan den kan man inte veta hur utvecklingsarbetet har framskridit och om sakerna har gått framåt. Det är också viktigt att en plan över hur och när man avser att genomföra uppföljningen skrivs upp som en del av utvecklingsplanen.

Chefens uppgift

Chefens uppgift är att säkerställa att det finns förutsättningar för utvecklingsarbetet. Emellanåt är det också bra att stanna upp och fundera på vad man helt konkret fått till stånd, vilka utmaningar man mött och vad som gått bra.

Chefens uppgift är att

  • stöda personalens framgång och motivation
  • sätta upp mål och följa upp hur de nås
  • säkerställa att den gemensamt uppgjorda utvecklingsplanen blir genomförd i praktiken
  • för sin egen del göra det som överenskommits, fördela ansvar och stöda ansvarspersonerna
  • tillsammans med personalen följa upp och bedöma hur åtgärderna framskrider och hur de lyckas
  • rapportera om verksamheten och resultaten till sin egen chef
  • säkerställa att det finns tillräckligt med tid och resurser för utvecklingsarbetet
  • lyfta fram redan iakttagen nytta
  • söka lösningar i problemsituationer
  • ge och ta emot respons