Inspektioner av arbetsgivarna

De uppgifter som registreras ska vara korrekta, eftersom de inverkar både på de pensionsavgifter som tas ut och på enskilda personers framtida pensionsbeslut, dvs. pensionsskydd. Då uppgifterna om anställningar och inkomster är korrekta går också pensionshandläggningen snabbare.

Keva utför inspektioner av arbetsgivarnas avgiftsuppgifter och de uppgifter som arbetsgivarna har anmält till anställningsregistret. Syftet är att säkerställa att korrekta uppgifter registreras i Areks intjäningsregister.

Inspektionsverksamheten grundar sig på pensionslagen för den offentliga sektorn (OffPL 153 §). De arbetsgivare som avses i lagen (Kevas medlemssamfund, statliga arbetsgivare, kyrkliga arbetsgivare och Folkpensionsanstalten) är skyldiga att anmäla anställningarna till Keva på det sätt som Keva fastställt och Keva har rätt att kontrollera uppgifternas riktighet av dokument hos arbetsgivare i den offentliga sektorn.

Så här utförs inspektionen

Inspektionen utförs i regel genom besök hos arbetsgivarna eller de aktörer som sköter löneräkningen (Statens servicecenter för ekonomi- och personalförvaltning Palkeet, Kyrkans servicecentral, bokföringsbyrå eller motsvarande).

Inspektioner utförs med cirka 4 års mellanrum på så sätt att alla år sedan det föregående besöket granskas.

En del av kommunernas och församlingarnas arbetsgivare omfattas av s.k. kontorsinspektion, vilket betyder att materialet gås igenom på Keva. När kontorsinspektion ska utföras ber Keva arbetsgivaren skicka föregående års material till Keva. Ett brev med begäran om materialet skickas till arbetsgivaren i januari - februari.

Arbetsgivare med små lönesummor inspekterar vi tidvis också utan att vi på förhand ber materialet av arbetsgivaren. Om någonting inte kan utredas under inspektionen ber vi närmare uppgifter av arbetsgivaren i det skedet.

Hur förbereda sig för inspektionen?

Före inspektionen kontaktar Kevas inspektör arbetsgivaren och kommer överens om tidpunkten för besöket, de år som ska granskas samt berättar innehållet i det material som behövs för inspektionen. Det lönar sig att ta fram detta material i lönesystemet årligen och ha det färdigt för inspektionen.

Om materialet inte finns färdigt ska tillgängligheten av och innehållet i det säkerställas före inspektionen. Detta säkerställer att besöket på alla sätt löper smidigt och att arbetsgivaren efter inspektionen inte behöver reda ut någonting i onödan.

Materialet kan vara i elektronisk form (t.ex. sparat på ett USB-minne e.d.) eller på papper. Behändigast är det om uppgifterna fås ur lönesystemet direkt i Excel-format.

Dokument som behövs vid inspektionen

Kolla exempelmaterial

Sammandrag per prestationsslag över de inkomster som meddelats skattemyndigheten

  • summorna per prestationsslag måste finnas tillgängliga trots att de inte längre meddelas separat till skattemyndigheten.

Förteckningar över de personer som var i anställning hos er.
Personerna ska grupperas per pensionssystem enligt följande:

  • KomPL-försäkrade
  • som en egen undergrupp de anställningar som finns i förskottsuppbördsregistret och som omfattas av KomPL (uppdragsförhållanden), för vilka förskottsinnehållning alltså inte har verkställts
  • StaPL-försäkrade
  • personer som inte omfattas av något pensionssystem.


De inkomster som inte hör till något pensionssystem ska grupperas enligt följande:

  • inkomster som betalats till personer som är under 17 år och som omfattas av KomPL
  • inkomster som betalats till personer som är över 68 år och som omfattas av KomPL
  • inkomster som betalats till personer som börjat arbeta efter att de fyllt 65 år och som är födda före 1.1.1940
  • betalda mötesarvoden
  • ersättningar för familjevårdares kostnader
  • arbetsersättningar som har betalats till personer som inte finns i förskottsuppbördsregistret
  • övriga inkomster som inte hör till något pensionssystem.


Följande uppgifter ska framgå av personförteckningen:

  • personens namn
  • personbeteckning
  • yrkesbeteckning
  • årsinkomst.

Förteckningen ska omfatta inkomsterna per person i varje grupp samt en totalsumma per grupp.

Under inspektionsbesöket granskas utöver ovannämnda lönematerial användningen av köpta tjänster samt arbetsgivarens praxis avseende begäran om FöPL-intyg utgående från bokföringens konton.

Sedan ingången av 2005 omfattas uppdrags- och konsultavtal och övriga motsvarande arrangemang av KomPL när verksamheten bedrivs av en privatperson som yrkesutövare eller firma och personen inte har tecknat en FöPL-försäkring för verksamheten.

Om kriterierna för arbetsavtalsförhållande utgående från de faktiska omständigheterna inte uppfylls, tillämpas KomPL inte på de företagare som har en försäkring enligt lagen om pension för företagare (FöPL) eller lagen om pension för lantbruksföretagare (LFöPL) eller som enligt beslut som Pensionsskyddscentralen fattat före 2002 har befriats från försäkringsskyldighet.

Företagarens pensionsförsäkring måste vara tecknad för den bransch som uppdragsavtalet gäller. Att företagaren inte omfattas av KomPL verifieras utgående från en kopia av försäkringsbrevet, pensionsavgiften eller beslutet om befrielse från försäkringsskyldighet. Om personen inte har ett intyg över FöPL- eller LFöPL-försäkring eller beslut om befrielse från försäkringsskyldighet omfattas verksamheten av KomPL. Då ska löntagarens pensionsavgift tas ut för arvodet, arbetsgivarens pensionsavgift betalas och anställningen anmälas till anställningsregistret. En uppdragstagare som inte har en försäkring för företagare omfattas av KomPL även om personen har ett utdrag ur förskottsuppbördsregistret och ett FO-nummer. KomPL tillämpas också på sådan verksamhet som på grund av att förvärvsinkomsterna är låga (7 430,59 € år 2014) inte omfattas av FöPL och vilket innebär att personen inte behöver teckna FöPL-försäkring.