Työnantajien tarkastukset

Rekisteröitävien tietojen oikeellisuus vaikuttaa sekä kerättäviin eläkemaksuihin että yksittäisen henkilön aikanaan saamaan eläke-päätökseen eli yksilön eläketurvaan. Oikeat tiedot palvelussuhteista ja ansioista myös nopeuttavat eläkekäsittelyprosessia.

Keva tekee työnantajien ilmoittamien palvelussuhderekisteri- ja maksutietojen tarkastuksia. Tavoitteena on varmistaa oikeiden tietojen rekisteröityminen Arekin ansaintarekisteriin.

Tarkastustoiminta perustuu Julkisten alojen eläkelakiin (JuEL 153 §). Laissa mainitut työnantajat (Kevan jäsenyhteisöt, valtiotyönantajat, kirkkotyönantajat ja Kansaneläkelaitos) ovat velvollisia ilmoittamaan palvelussuhteet Kevalle sen määräämällä tavalla ja Kevalla on oikeus tarkistaa julkisen työnantajan asiakirjoista mainittujen tietojen oikeellisuus.

 Miten tarkastus toteutetaan?

Tarkastus tehdään pääsääntöisesti käynteinä työnantajien tai palkanlaskentaa hoitavien toimijoiden (Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet, Kirkon palvelukeskus, tilitoimisto tai muu vastaava) luona. 

Tarkastuskäynnit tehdään n. 4 vuoden välein siten, että kohteena ovat kaikki vuodet edellisestä käynnistä alkaen.

Osa työnantajista on ns. vuosittaisen toimistotarkastuksen piirissä, jolloin tarkastettava aineisto käydään läpi Kevassa. Toimistotarkastuksia varten työnantajalta pyydetään edellistä vuotta koskeva aineisto erillisellä aineistopyynnöllä helmikuussa. 

Palkkasummaltaan pieniä työnantajia tarkistamme myös aika ajoin ilman, että työnantajalta pyydetään etukäteen aineistoa. Mikäli näissä tarkistuksissa jää jotain selvitettävää, pyydetään työnantajalta tarkentavia tietoja vasta siinä vaiheessa.

Miten valmistautua tarkastuskäyntiin?

Ennen tarkastuskäyntiä Kevan tarkastaja ottaa työnantajaan yhteyttä ja sopii käyntiajankohdan, tarkastettavat vuodet sekä kertaa tarkastuskäynnillä tarvittavan aineiston sisällön. Tämä aineisto on hyvä tuottaa palkkajärjestelmästä vuosittain ja varata valmiiksi tarkastuskäynnille.

Mikäli aineistoa ei ole tuotettu etukäteen, tulee sen saatavuus ja sisältö varmistaa ennen tarkastuskäyntiä. Näin tarkastuskäynti sujuu puolin ja toisin sujuvasti ja varmistetaan se, että työnantajalle ei jää tarkastuskäynnin jälkeen ns. turhaa selviteltävää.

Aineisto voi olla sähköisessä muodossa (esim. tallennettuna muistitikulle tms) tai tulostettuna paperille. Kaikkein parasta on, mikäli palkkajärjestelmästä saa tiedot tuotettua myös suoraan excel-muotoisena.

Tarkastuksessa tarvitaan seuraavat asiakirjat

Katso esimerkkiaineiston malli 

Suorituslajikohtainen yhteenveto verottajalle ilmoitetuista ansioista

  • suorituslajikohtaiset summat täytyy olla käytettävissä, vaikka niitä ei verottajalle enää erikseen ilmoiteta.

Luettelot niistä henkilöistä, jotka olivat palveluksessanne.
Henkilöt tulee ryhmitellä eläkejärjestelmittäin seuraavasti:

  • Kevan jäsenyhteisöjen vakuutetut
  • omana alaryhmänään ennakkoperintärekisterissä olevien Kevan jäsenyhteisöjen eläketurvaan kuuluvat palvelussuhteet (toimeksiantosuhteet), joista ei siis ole toimitettu ennakonpidätystä  
  • valtion eläketurvan mukaan vakuutetut  
  • eläkejärjestelmiin kuulumattomat.

Eläkejärjestelmiin kuulumattomat ansiot tulee ryhmitellä seuraavasti:

  • ansiot, joita on maksettu alle 17-vuotiaille Kevan jäsenyhteisöjen eläketurvan piiriin kuuluville henkilöille  
  • ansiot, joita on maksettu yli 68-vuotiaille Kevan jäsenyhteisöjen eläketurvan piiriin kuuluville henkilöille  
  • ansiot, joita on maksettu yli 65-vuotiaana aloittaneille ennen 1.1.1940 syntyneille henkilöille  
  • maksetut kokouspalkkiot  
  • perhehoitajien kustannusten korvaukset  
  • työkorvaukset, joita on maksettu ennakkoperintärekisteriin kuulumattomille henkilöille  
  • muut eläkejärjestelmiin kuulumattomat ansiot.

Henkilöluetteloista tulee käydä ilmi seuraavat tiedot:

  • henkilön nimi  
  • henkilötunnus  
  • ammattinimike  
  • vuosiansio

Listauksessa pitää olla kustakin ryhmästä ansiot henkilöittäin sekä ryhmittäiset yhteissummat.

Yllä mainittujen palkka-aineistojen lisäksi tarkastuskäynnillä tutkitaan kirjanpidon tileistä ostopalvelujen käyttöä sekä työnantajan käytäntöjä YEL-todistusten pyytämisestä.

Vuoden 2005 alusta toimeksianto- ja konsulttisopimukset sekä muut vastaavat järjestelyt kuuluvat Kevan jäsenyhteisöjen eläketurvan piiriin silloin, kun toimintaa harjoitetaan yksityishenkilönä ammatinharjoittajana tai toiminimenä eikä henkilöillä ole YEL-vakuutusta tätä toimintaa varten.

Mikäli tosiasiallisten olosuhteiden perusteella työsuhteen tunnusmerkit eivät täyty, Kevan jäsenyhteisöjen eläketurvan soveltamisen ulkopuolelle jäävät sellaiset yrittäjät, joilla on yrittäjien eläkelain (YEL) tai maatalousyrittäjien eläkelain (MYEL) mukainen vakuutus tai Eläketurvakeskuksen ennen vuotta 2002 antama päätös vakuuttamisvelvollisuudesta vapauttamisesta.

Yrittäjäeläkevakuutus pitää olla sitä toimialaa varten, jota toimeksiantosopimus koskee. Kevan jäsenyhteisöjen eläketurvan  ulkopuolelle kuuluminen todennetaan vakuutuskirjan, eläkemaksun tai vapautuspäätöksen kopiolla. Kun henkilöllä ei ole esittää todistusta YEL- tai MYEL-vakuutuksesta tai vapautuspäätöksestä, toiminta kuuluu Kevan jäsenyhteisöjen eläketurvan piiriin ja palkkiosta peritään palkansaajan eläkemaksu sekä maksetaan työnantajan eläkemaksu ja palvelussuhde ilmoitetaan palvelussuhderekisteriin. Ilman yrittäjäeläkevakuutusta oleva toimeksisaaja kuuluu Kevan jäsenyhteisöjen eläketurvan piiriin, vaikka hänellä on ennakkoperintärekisteriote ja Y-tunnus. Kevan jäsenyhteisöjen eläketurvan piiriin kuuluu myös sellainen toiminta, joka työtulon vähäisyyden (v. 2014 / 7430,59 €) johdosta jää YEL:n ulkopuolelle eikä henkilön tämän johdosta tarvitse ottaa YEL-vakuutusta.