Vår uppförandekod

Vårt mål är en hållbar kultur med höga etiska krav på verksamhetssätten. Som arbetspensionsförsäkrare samlar vi in finansieringen av pensionsskyddet av arbetsgivarna och arbetstagarna i den offentliga sektorn. I vår verksamhet betonas därför ansvaret för en transparent och motiverad användning av tillgångarna.

I september 2017 godkände Kevas styrelse organisationens verksamhetsprinciper, dvs. Code of Conduct. Utöver vår personal förbinder sig också medlemmarna i Kevas delegation och styrelse att följa verksamhetsprinciperna.

I verksamhetsprinciperna fastställs de frågor där vi vill nå en högre nivå än vad som bestäms i lagen. Principerna tar ställning till exempelvis kundrelationer, gästfrihet, sponsring och kommunikationssamarbete samt upphandling.

Ta del av Kevas verksamhetsprinciper (pdf).

Kuva-Keva-Code-of-Conduct-swe.jpg

Anvisningar hindrar missbruk

Vi placerar medlen i pensionsansvarsfonden tryggt och produktivt. Vi ansvarar också för att den lagstiftning som gäller verksamheten på värdepappersmarknaden följs. Utöver lagstiftning som förbjuder missbruk av insiderinformation och myndighetsföreskrifter följer vi Kevas insideranvisning.

Kevas styrelse godkände år 2015 anvisningarna för den närmaste kretsens transaktioner och hanteringen av intressekonflikter.

Politiskt inflytande

Bestämmelser om finansieringen och förvaltningen av och tillsynen över Keva finns i lagen om Keva. Enligt lagen ska sammansättningen av delegationen återspegla det senaste kommunalvalsresultatet. Delegationen väljer styrelsen, som åtnjuter delegationens förtroende.

Bestämmelser om Kevas förvaltning som kompletterar lagen finns i den instruktion som delegationen har godkänt. Verksamhetsstadgan är godkänd av styrelsen och omfattar bestämmelser bland annat om behörighetsfördelning och om rapportering till styrelsen.

Vi har en uppgift som samhället ålagt oss, och på grund av den har förtroendeorganen till Kevas verkställande direktör och två vice verkställande direktörer valt personer som har erfarenhet av samhällelig verksamhet. Strävan är att genom detta säkerställa Kevas omfattande kontakter till de beslutsfattande och beredande organisationerna i samhället.

Den politiska bakgrunden påverkar inte valet av övriga medlemmar i ledningsgruppen, direktörer eller sakkunniga, inte heller ledningsgruppens beslut.

Hållbar upphandling

Vi strävar efter att minska energi- och materialförbrukningen samt skadlig miljöpåverkan av produkter, tjänster och byggnader under hela livscykeln.

Kevas enheter gör sina upphandlingar självständigt och ansvarar alltså för upphandlingarna och deras hållbarhet. Vår enhet för juridiska ärenden bistår vid behov i juridiska frågor som gäller konkurrensutsättning av produkter och tjänster.

Vi publicerar årligen alla Kevas inköp och upphandlingar med undantag för löner och motsvarande personalposter samt uppgifter om organiseringen av företagshälsovården och sekretessbelagda uppgifter.

Läs mer om Kevas upphandling.

Riskhantering och beredskapsplanering

Vi vill trygga de försäkrades och pensionstagarnas rättigheter i alla lägen. Därför arbetar vi med riskhantering med syfte att utveckla verksamheten och processerna samt stödja uppnåendet av Kevas mål. 

Den oberoende riskhanteringsfunktionen övervakar och stöder genomförandet och upprätthållandet av principerna för riskhantering och riskhanteringsprocessen.

Compliance-funktionen har i uppgift att övervaka efterlevnaden av lagstiftning och författningar samt av våra egna föreskrifter, anvisningar och principer och identifiera de risker som hänför sig till dessa.

Ledningsgruppen för placeringsverksamheten ansvarar för att den interna kontrollen fungerar och för övervakningen av placerings- och marknadsrisker samt sörjer för att uppföljningen och rapporteringen av placeringsverksamheten fungerar.

Mål: kontinuitet i servicen

Vi utarbetar beredskapsplaner både för hela organisationen och för de olika funktionerna. Det primära målet med planeringen är att säkerställa utbetalningen av pensioner och de övriga viktiga tjänsterna också vid störningar och undantagsförhållanden.

För beredskapsplanerna identifieras till exempel risker som hänför sig till människor, egendom eller miljön, exempelvis olyckor, bränder, sjukdomsfall, inbrott och vandalism, och för dem har det utarbetats åtgärdsförslag.

Du kan läsa mer om riskhantering och beredskapsplanering i vår verksamhetsberättelse (pdf).

Vi sörjer för integritetsskyddet och informationssäkerheten

Vi säkerställer informationens sekretess, enhetlighet och tillgänglighet. Vi sörjer för integritetsskyddet och stärker alla våra anställdas kunskaper och kompetens inom informationssäkerhet. Dessa centrala riktlinjer för dataskydd är en del av Kevas uppförandekod, Code of Conduct.

Behandling av personuppgifter ska vara motiverat

Vi behandlar personuppgifter som ska förvaras långvarigt eller för evigt. För att se eller använda personuppgifter ska det finnas en grund med tanke på skötseln av arbetsuppgifterna. Bläddrandet och användningen av personuppgifter registreras i logguppgifterna, och utgående från dessa kan vi vid behov utreda vem som har behandlat personuppgifterna.

Privatkunder har också rätt att begära uppgift om vem som har sett deras uppgifter.

I webbtjänsterna för privatkunder, dvs. tjänsten Dina pensionsuppgifter, används stark identifiering och underskrift med bankkoder.

Loggdata under kontroll

För att genomföra EU:s dataskyddsförordning, GDPR, har alla våra informationssystem kategoriserats och hanteringen av logguppgifterna har förbättrats. Informationssystemen har utsedda ägare som ansvarar för behandlingen av uppgifterna i systemet. På så sätt säkerställer vi att systemen producerar tillräckliga loggdata också med tanke på skyddet för personuppgifterna.

Läs mer om behandling av personuppgifter.

Stark identifiering av användare

Kevaanställda kan ansluta sig till Kevas interna nätverk, informationssystem och filer genom att använda s.k. identifierade anläggningar. Om en Kevaanställd vill använda andra än Kevas anläggningar, krävs en särskild identifiering, autentisering.

Stark identifiering säkerställer att inga utomstående kommer åt Kevas e-post eller O365-tjänster.

Tietoturva_tapahtumat_swe.png

Miljöpåverkan av Kevas kontorshus

Miljöpåverkan av Kevas egen verksamhet är relativt ringa. Påverkan kan mätas i Kevas kontorshus på adressen Unionsgatan 43, Helsingfors.

I Kevas kontorshus inleddes i början av 2018 en renovering, och alla alla Kevaanställda flyttade in i det förnyade kontorshuset före mitten av maj 2019. Tack vare renoveringen minskade behovet av att förflytta sig och exempelvis av intern post.

På grund av totalrenoveringen uppstod 2018 byggavfall bland annat på grund av rivning av väggar och förnyelse av möbler. Avfallet transporterades för behandling på separata flak och ingår inte i statistiken över övrigt avfall från Kevas kontorshus. Också i samband med flyttningen av personalen uppstod avfall, och det återvanns med Kevas övriga avfall.

Största delen, dvs. ca 80 % av bioavfallet och övrigt avfall från Kevas kontorshus kommer från personalrestaurangen som drivs av Amica.

Keva_talon_jatteet_swe.png

Energibesparingarna fortsätter

En hållbar och effektiv energiförbrukning minskar de klimatpåverkande koldioxidutsläppen. Vi deltar i Motivas åtgärdsprogram för affärsfastigheter som avslutas 2025. Etappmålet för avtalsperioden är att minska fastigheternas energiförbrukning med 4 % före år 2020 och med 7,5 % före utgången av år 2025.

Keva har tre tjänstebilar och tre bilar i eget bruk. Övre gränsen för koldioxidutsläpp från nya bilar är 130 gram per kilometer.

 

Keva_talon_kaukolampokulutus_swe.png

Green Office skapar ekogärningar i vardagen

WWF kontrollerade Kevas kontorshus och beviljade huset ett Green Office-märke och -diplom 11.12.2017.

Green Office har främjat miljödiskussionen inom vår organisation och sporrat till ekogärningar i vardagen. Att påverka arbetsmiljön är för många Kevaanställda ett konkret sätt att tänka och främja hållbarheten på arbetsplatsen.

Green Office-mål som avtalats med WWF för 2019

  • Minskning av pappersförbrukningen
    • Målet: en minskning på 10 % jämfört med utgången av 2018
  • Minskning av blandavfall (återvinning främjas)
    • Målet: en minskning på 10 % jämfört med början av 2019
    • Metoder: uppmuntran till återvinning av avfall
  • Miljövänlighet vid upphandling
    • Mängden och urvalet av kontorsmaterial rationaliseras. Metoder: urvalet minskas och praxis med kontorsmaterial ändras så att varorna beställs internt.
    • Miljövänlighet vid val av papper för trycksaker. Det ska utredas om Kevas trycksaker trycks på certifierat papper.
  • Mångsidig information om Green Office-teman
    • Olika teman, via ett flertal kanaler

Intressenter och dialog

Vårt mål är att de Kevaanställda och våra viktigaste externa intressenter ska ha en uppfattning av Keva som grundar sig på rätt, aktuell och tillräcklig information.

Vårt rykte utgörs till exempel av de tjänster som tillhandahålls våra kunder och av kundupplevelser, ledarskapet, personalens nöjdhet med sitt arbete samt dialogen med intressenterna.

Vi vill att våra centrala intressenter ska förstå Kevas betydelse och uppgift i samhället, vår verksamhet och våra mål. Samtidigt säkerställer vi att vi har riktig, tillräcklig och aktuell information om Kevas operativa miljö.

Dialog om arbetspensionssystemets hållbarhet

Kevas högsta ledning sammanträder med representanter för media samt med bl.a. arbetsmarknadsorganisationer, pensionärsorganisationer och övriga aktörer i pensionsbranschen. Vi för en dialog bland annat om hållbarheten hos finansieringen av det finländska arbetspensionssystemet.

Vi står regelbundet i kontakt också med aktörer i kommunsektorn, särskilt Kommunförbundet, Kommunfinans, Kommunernas garanticentral och KT Kommunarbetsgivarna.

Vi samarbetar bland annat med Arbetspensionsförsäkrarna TELA, Pensionsskyddscentralen och övriga aktörer i arbetspensionsbranschen.

Vi överträffar kraven enligt offentlighetslagen

Vi är en del av den offentliga förvaltningen och följer offentlighetslagen och offentlighetsprinciperna. Det betyder att dokumenten är offentliga om de inte särskilt har definierats som sekretessbelagda. Sekretesskravet kan till exempel gälla uppgifter om en privatpersons förmögenhet eller hälsotillstånd eller säkerhet i organisationer.

Enligt lagen ska vi föra bok över de ärenden som vi har under arbete. Ett bevis på transparensen i vår upphandlingsprocess är att vi lämnar motiveringar och de pris- och kvalitetsjämförelser enligt vilka vi jämför anbuden till alla som lämnat ett anbud.

Öppet och sakkunnigt

Vi informerar om Kevas verksamhet och frågor inom vårt kompetensområde i högre grad än vad offentlighetslagen kräver. Vi förhåller oss positivt till personer som önskar få information och vår kommunikation är aktiv.

Vi publicerar delegationens och styrelsens protokoll på webben. Intresserade kan även få de offentliga bilagorna till protokollen eller en sammanfattning av sekretessbelagda bilagor inom ramen för sekretessbestämmelserna. Utkast, internt beredningsmaterial och interna dokument som tas fram på Keva är inte offentliga men enligt lagen kan vi efter eget gottfinnande också publicera interna dokument.

Vi använder ett så tydligt språk som möjligt. Vi skriver motiveringarna till de beslut som meddelas arbetsgivar- och privatkunder på ett allmänt språk och tillräckligt detaljerat och döljer inte budskapet bakom fraser.

Kevas centrala intressegrupper är bland annat

  • Privat- och arbetsgivarkunder
  • Politiska beslutsfattare och tjänstemän som bereder beslut
  • Arbetsmarknadsorganisationer på förbunds- och centralorganisationsnivå, löntagarnätverket
  • Aktörer i kommunsektorn: kommuner, landskap, sjukvårdsdistrikt
  • Kommunförbundet, KT Kommunarbetsgivarna, Kommunfinans, Kommunernas garanticentral och Statskontoret
  • Övriga aktörer i arbetspensionsbranschen såsom Pensionsskyddscentralen, Arbetspensionsförsäkrarna TELA, Arek, arbetspensionsbolag och Pensionsstiftelseföreningen
  • Inhemska medier, därtill är utländska massmedier placeringsverksamhetens målgrupp
  • Arbetslivets utvecklings- och forskningsinstitut

Kevan_lausunnot_swe.png

Skatteavtryck

Vårt skatteavtryck i Finland utgörs av förskottsinnehållning på utbetalda pensioner samt av skatter och socialkostnader i anslutning till vår verksamhet. Därtill betalar vi skatt på fastighetsplaceringar.

År 2018 betalade vi ut pensioner och rehabiliteringsstöd till ett belopp på 10,2 miljarder euro, varav förskottsinnehållningen var 2,3 miljarder euro. Skatterna och socialkostnaderna för Kevas egen verksamhet uppgick till totalt cirka 43 miljoner euro.

Skatt på placeringsavkastning enligt lagar och avtal

Arbetspensionerna finansieras genom pensionsavgifter och placeringsavkastning och placeringsverksamheten tryggar finansieringen av pensionerna på lång sikt. Enligt lagstiftningen ska arbetspensionsmedlen placeras på ett inkomstbringande och betryggande sätt. Keva och de övriga arbetspensionsanstalterna betalar ingen skatt på placeringsavkastningen i Finland. Om vi betalade skatt på placeringsavkastningen i Finland redan i fonderingsskedet skulle vi vara tvungna att kompensera för underskottet bland annat genom att höja pensionsavgifterna.

Vi placerar på både ett inkomstbringande och betryggande sätt. Därför diversifierar vi placeringarna globalt mellan olika objekt. Närmare 80 procent av våra placeringstillgångar har diversifierats i objekt utanför Finland.

Vi placerar medlen utomlands enligt internationella lagar och på ett så förnuftigt sätt som möjligt: vi betalar inga onödiga, dubbla eller för stora skatter på placeringarna i utlandet. Vi säkerställer att beskattningen av placeringarna är förenlig med internationella skattelagar och skatteavtal mellan Finland och ursprungsländerna.

Verojalanjalki_swe.png