Projektipäällikön ajatuksia työympäristömuutoksesta

Millainen työympäristö tukee organisaatiota ja tavoiteltua työkulttuuria? Kevalaisten matka uuteen monitilatoimistoon on nyt kestänyt 2,5 vuotta ja jatkuu vielä tämän vuoden syksyyn. Muutos on haastanut kevalaiset kokeilemaan ja oppimaan uutta, tarkastelemaan omaa työntekoa kriittisemmin ja ehkä jopa suunnitelmallisempaa tapaa tehdä työtä. Miten työympäristömuutos Kevassa tehtiin?

Lähtökohtana meillä oli huonetoimistomaailma, jossa lähes jokaisella oli oma työhuone. Muutosprojektin ensisijaisina tavoitteina on ollut saattaa väki kolmesta eri toimipisteestä saman katon alle, tehostaa tilankäyttöä ja aikaansaada kustannussäästöjä. Vähintään yhtä tärkeää on ollut lisätä yhteistyötä ja vuorovaikutusta – ja uudistaa myös toimintakulttuuria.

Eri työtehtäviä varten tarvittiin monimuotoinen työympäristö, monitilatoimisto, joka mahdollistaa asiantuntija- ja kehitystyön sekä asiakaspalvelutyön erilaisine tilanteineen. Muutos huonetoimistomaailmasta monitilatoimiston nimeämättömiin työpisteisiin tehtiin kerralla. Työpisteet ovat nyt jaettuja: kenelläkään ei ole enää omaa työhuonetta. Johdon omasta kerroksestakin valmistuu juuri kokouskeskus. Talon johtajatkin ovat opetelleet käyttämään samassa rintamassa nimeämättömiä työpisteitä. Työpisteiden yhteiskäyttöaste on noin 27 %, eli n. 1,3 hlöä yhtä työpistettä kohden - mikä näyttää riittävän mainiosti.

Kaikki tämä on vaatinut sitkeyttä ja venymistä ihan jokaiselta – myös projektipäälliköltä.

Matka monitilaan

Työympäristöprojekti tehtiin yhdessä.

Kevalaiset saivat osallistua useisiin työpajoihin, joissa käytiin läpi erilaisten työtehtävien tuomia tarpeita ja keskusteltiin tulevaisuuden työstä, tietosuojasta, puhelintyöstä, riskeistä ja peloista. Niissä myös ratkottiin ongelmia, joita projektin edetessä tuli esille. Suunnitelmia ja tulevia askeleita esiteltiin säännöllisesti sisäisissä tilaisuuksissa. Pelkästään vuonna 2017 oli 64 tapahtumaa ja tilaisuutta, joissa oli mahdollista osallistua uuden työympäristön kehittämiseen. Tänä päivänä tuo lukumäärä on jo yli sadan.

Talon sisäisten muutosagenttien rooli projektissa on ollut ja on edelleen merkittävä. Ilman heitä ei ihmisten osallistaminen näin laajassa mittakaavassa olisi edes ollut mahdollista. Johdon tuki ja osallistuminen työympäristömuutokseen on ollut projektin onnistumisen kannalta välttämätön.

Tulokset näkyvät jo

Yhteiskehittelyn myötä ilmapiiri on selkeästi muuttunut koko ajan sallivammaksi ja avoimemmaksi. Keskustelukulttuuri on lisääntynyt, esimieskeskeisyys vähentynyt ja luottamus vahvistunut.

Omaa työtä suunnitellaan nyt enemmän. Työn joustoja, esimerkiksi etätyötä, hyödynnetään arjen sujuvoittamiseksi aiempaa huomattavasti tehokkaammin. Sähköisiä työtapoja on otettu enemmän käyttöön. Samalla olemme vähentäneet paperinkäyttöä merkittävästi.

Suhtautuminen monitilaympäristöön on jo kaikin puolin positiivisempaa. En sano, että kaikki ovat tätä mieltä, mutta ainakin suurin osa tuntuu sopeutuneen muutokseen. Askel askeleelta on menty eteenpäin.

Mitä minä projektipäällikkönä opin?

Kolmen vuoden aikana olen oppinut valtavasti uutta ja kehittänyt osaamistani – en pelkästään työympäristökehittämisen ja projektipäällikön vetovastuun saralla vaan kokonaisvaltaisesti ihmisenä.

Olen voinut kehittää muutosjohtamisen taitoja, kuten kuuntelemisen taitoa ja empatiakykyä, epävarmuuden sietokykyä, kärsivällisyyttä sekä ymmärrystä. Olen tullut tietoiseksi oman jaksamiseni rajallisuudesta. Ja kun voimat ovat olleet loppumaisillaan, olen saanut tukea ja sparrausta sekä kollegoilta että ulkopuolisilta muutosjohtamisen asiantuntijoilta. Jonka ansiosta energiaa on riittänyt eikä projektin tavoitteet ja kokonaiskuva ole päässeet sumentumaan ihmisten kokemien pahanolon tunteiden taakse.

Olen oppinut, etten voi tietää ja osata kaikkea, vaan minun tulee koota parhaat asiantuntijat ympärilleni. Kehittäminen ja suunnittelu etenee koko ajan, ja kaikki ei välttämättä toteudu suunnitellusti tai laisinkaan. Yhteiskehittelyn keinoin ja parhaat asiantuntijat ympärillä ongelmaan kuin ongelmaan saadaan kuitenkin aikaan ratkaisuja.

Muutosjohtamisen taidot, aktiivinen viestintä ja yhdessä kehittäminen ovat tämän projektipäällikön resepti onnistuneeseen työympäristömuutokseen. Mikä on sinun reseptisi?

________________________________

Kevan työympäristömuutos pähkinänkuoressa

• Pääosassa ihmiset - yli 100 erilaista tilaisuutta osallistua työympäristömuutokseen ja sen määrittelyyn
• Omista huoneista moderniin monitilaan, jossa suurimmalla osalla on jaetut työpisteet
• Yksi pääkonttori kaikille kevalaisille n.550 hlöä ja 10 000 m2 toimistotilaa.
• 3 vuoden kehitysprojekti, rakentaminen päättyy syksyllä 2019. 

__________________________________