Ansio- ja palvelussuhdetietojen ilmoittaminen
Työnantaja ilmoittaa kaikki työntekijöilleen maksamansa ansiot tulorekisteriin (vero.fi/tulorekisteri) jokaisen palkanmaksun jälkeen. Tiedot pitää ilmoittaa pääsääntöisesti viiden päivän kuluessa palkanmaksusta.
Tulorekisteriin ilmoittamisesta ohjeistetaan tulorekisterin omalla verkkosivulla. Katso tästä tulorekisterin yksityiskohtaiset ohjeet. (vero.fi/tulorekisteri)
Keva saa julkisten alojen eläkelain (JuEL) piiriin kuuluvat tiedot tulorekisterin kautta eläkkeiden ja eläkevakuutusmaksujen laskemista varten. Tällä sivulla on tulorekisteri-ilmoittamista täydentävät Kevan ohjeet ansio- ja palvelussuhdetietojen ilmoittamiseen (ks. Kevan ohjeet ja koodisto). Ohjeissa on kerrottu mm. JuEL:n mukaan vakuutettujen palvelussuhteiden pakollisista tiedoista.
Miksi oikeiden tietojen ilmoittaminen on tärkeää?
On tärkeää, että tulorekisteriin ilmoitetaan ansio- ja palvelussuhdetiedot oikein ja virheettömästi. Tiedot vaikuttavat työnantajilta kerättävien eläkemaksujen suuruuteen ja työntekijän aikanaan saaman eläkkeen määrään. Oikeat tiedot palvelussuhteista ja ansioista myös nopeuttavat eläkekäsittelyprosessia.
Tietojen korjaaminen
Jos tulorekisteriin ilmoitetuissa tiedoissa on virheitä tai puutteita, tiedot korjataan tulorekisteriin sen ohjeiden mukaisesti.
Jos korjaat tietoja, jotka kohdistuvat vuosiin 2005-2018, ilmoita tiedot Kevan työnantajan verkkopalvelussa, kohdassa ”ansaintatietojen korjaus”.
Keva tarkistaa työnantajien tulorekisteriin ilmoittamia ja sieltä työeläkealan ansaintajärjestelmään siirtyneitä ansaintatietoja. Katso lisätietoa verkkosivuiltamme: Työnantajien tarkastukset.
JuEL:n mukaan vakuutettavat ansiot
Katso alta yleisimpien palkkojen, palkkioiden ja muiden korvausten osalta taulukot, joista näet, mikä on JuEL-palkkaa ja mikä ei.
Useimpien tulolajien osalta noudatetaan samaa tulkintaa kuin TyEL-ansioiden tulkinnassa. Tarkempia ohjeita löydät Eläketurvakeskuksen työeläkelakipalvelusta. (telp.fi)
Mitkä ansiot kuuluvat JuEL-vakuutukseen.pdf (181 kb)Kevan aiemmat ohjeet ja koodistot
Ohjeet ja koodisto 2024
Kevan ohjeet 2024.pdf (261 kb) Kevan koodisto 2024.pdf (103 kb)Ohjeet ja koodisto 2023
Kevan ohjeet 2023.pdf (778 kb) Kevan koodisto 2023.pdf (141 kb)Ohjeet ja koodisto 2022
Kevan ohjeet 2022 .pdf (604 kb) Kevan koodisto 2022.pdf (142 kb)Ohjeet ja koodisto 2020-2021
Kevan ohjeet 2020-2021.pdf (517 kb) Kevan koodisto 2020-2021.pdf (142 kb)Ohjeet ja koodisto 2019
Kevan ohjeet 2019.pdf (443 kb) Kevan koodisto 2019.pdf (122 kb)Ohjeet ja koodisto 2018
Kevan ohjeet 2018.pdf (225 kb) Kevan koodisto 2018.pdf (103 kb)Kevan eläkejärjestelynumero ja aliorganisaatio
Osa tulorekisterin vapaaehtoisiksi määrittämistä tiedoista on JuEL:n mukaan vakuutettujen palvelussuhteiden ilmoittamisessa pakollisia tietoja. Tällaisia ovat muun muassa palvelussuhteen voimassaolo, eläkejärjestelynumero ja Kevan aliorganisaatiotunnus (=Kevan ilmoittajakoodiston mukainen maksajan aliorganisaatio).
Kevan aliorganisaatio on julkisten alojen eläkelain (JuEL) piiriin kuuluvia palkkatietoilmoituksia itsenäisesti tulorekisteriin toimittava toimija, jolle annetaan tunnus ja nimi. Aliorganisaatiotunnus ja -nimi ovat pakollisia tietoja, kun työnantaja ilmoittaa tulorekisteriin tiedot JuELin piiriin kuuluvista palvelusuhteista ja ansioista.
- Keva antaa uudelle työnantajalle tulorekisteri-ilmoittamisessa käytettävän eläkejärjestelynumeron ja Kevan aliorganisaation.
- Aliorganisaatiotunnus on 3-6 merkin mittainen numeerinen tunnus.
- Aliorganisaation nimi voi olla sama kuin vakuutuksen (eläkejärjestelyn) nimi.
- Aliorganisaatiotunnus ja aliorganisaation nimi on pääsääntöisesti työnantajan päätettävissä.
- Keva perustaa aliorganisaatiotunnuksen työnantajan ilmoituksen mukaan asiakasrekisteriinsä ja vahvistaa tiedon perustamastaan tunnuksesta työnantajalle sähköpostitse. Vasta tämän jälkeen tulorekisteri-ilmoittaminen on mahdollista.
Myöhemmässä vaiheessa työnantajalle saattaa tulla tarvetta perustaa omien toimintojensa perusteella uusi aliorganisaatio (toimija). Uutena aliorganisaationa voi olla esimerkiksi työnantajan tietty toimiala (kuten taloushallinto, kasvatus, kulttuuri, pelastustoimi tms).
Jokaisesta aliorganisaatiosta tulee toimittaa tulorekisteriin oma aineistonsa. Voit tarkistaa aliorganisaatiotiedot Kevan työnantajan verkkopalvelusta kohdasta ”työnantajatiedot”.
Mihin tietoihin aliorganisaatio vaikuttaa?
Aliorganisaatiotunnus vaikuttaa siihen, mitä ansio- ja palvelussuhdetietoja Kevan työnantajan verkkopalvelussa on mahdollista tarkastella aliorganisaatioittain ja millaisia tilastotietoja Keva tuottaa. Jos esim. organisaation kaikilla toimialoilla on oma aliorganisaatiotunnus, voidaan työnantajan verkkopalvelussa tarkastella toimialoittain seuraavia tietoja:
- eläköitymisennusteet
- eläkemaksut
- kuntoutus- ja eläketilastot
- organisaation henkilöstörakenne
- työkyvyttömyystilastot
Aliorganisaatiotietoa hyödynnetään eri yhteyksissä. Ensi vaiheessa aliorganisaatiotieto on käytössä henkilöstötiedoissa ja uusissa eläköitymisennusteissa. Seuraavina vuosina se täydentyy hakemus- ja eläkeraportteihin. Keva saa eri tietokantoihin tarvittavan aliorganisaatiotiedon tulorekisteristä.
Voit ilmoittaa Kevaan uusista aliorganisaatioista tai aiempien tietojen muutoksesta tällä lomakkeella Ilmoita Kevan aliorganisaatio- tai ilmoitusliikenteen hoitaja -tiedosta tai niiden muutoksesta (Forms-lomake)
Ilmoitusliikenteen hoitaja
Ilmoitusliikenteen hoitaja on yhteyshenkilönne ansio- ja palvelussuhdetietojen ilmoittamiseen liittyvissä kysymyksissä. Kullekin aliorganisaatiolle voidaan ilmoittaa vain yksi ilmoitusliikenteen hoitaja -yhteystieto.
Lähetämme JuEL-vakuuttamiseen ja tulorekisteri-ilmoittamiseen liittyvää ohjeistusta ilmoitusliikenteen hoitajalle. Otamme tarvittaessa myös yhteyttä ilmoitusliikenteen hoitajaan eläkevakuuttamiseen ja tulorekisteri-ilmoituksiin liittyvissä asioissa.
Huomaathan, että kaikki ilmoitusliikenteen hoitajille tarkoitetut viestit lähetetään Kevan työnantajan verkkopalvelun viestit-osiossa. Viestien lähettämiseen ja vastaanottamiseen tarvitaan Suomi.fi-käyttäjävaltuus. Lisätietoa tarvittavista käyttäjävaltuuksista on julkaistu Kevan verkkosivuilla.
Ilmoitusliikenteenhoitajan tiedot ilmoitetaan Kevaan sähköisellä lomakkeella (Forms-lomake).
Organisaatiomuutosten vaikutukset ansio- ja palvelussuhdetietojen ilmoittamiseen
Organisaatiomuutoksella on usein vaikutuksia paitsi työnantajan eläkemaksuihin ja henkilöstön eläketurvaan myös ansio- ja palvelussuhdetietojen ilmoittamiseen.
Tässä yhteydessä organisaatiomuutoksella tarkoitetaan esimerkiksi
- kahden tai useamman työnantajan yhdistymistä
- työnantajan toiminnan päättymistä tai
- henkilöstön siirtymistä TyEL-vakuutuksen piiriin.
Jos suunnittelette organisaatiomuutosta, toimi näin:
- Ilmoita tulevasta muutoksesta työnantajan verkkopalvelun viestit-osiossa (”Muu aihe”)
- Huolehdithan myös, että työnantajan verkkopalvelun Suomi.fi-valtuudet ovat ajan tasalla. Katso tästä neuvot tyypillisimpiin kysymyksiin työnantajan verkkopalvelun käytössä
Eläkejärjestelynumeron vaihtuminen/päättyminen organisaatiomuutoksen yhteydessä vaikuttaa tietojen ilmoittamiseen tulorekisteriin.
Palvelussuhteen päättymis- ja alkamisilmoitus tehdään tulorekisteriin julkisten alojen eläkelain (JuEL) piiriin kuuluvia tietoja sisältävällä ilmoituksella, jotta Keva saa tiedon käyttöönsä.
Varmista palkkajärjestelmän toimittajalta, että siirtyvien henkilöiden tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin alla olevan ohjeistuksen mukaisesti.
Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin – henkilöstöä luovuttava organisaatio
- Siirtyvien työntekijöiden palvelussuhteen päättyminen: Palvelussuhteen loppupäiväksi tulorekisteriin ilmoitetaan ajankohta, jolloin henkilön palvelussuhde luovuttavassa organisaatiossa päättyy. Tämä ilmoitus tehdään luovuttavan organisaation eläkejärjestelynumerolla.
- Palkaton vapaa: Jos henkilö on palkattomalla vapaalla, palvelussuhteen loppupäivä ilmoitetaan palkkatietoilmoituksella ilman ansioita.
Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin – henkilöstöä vastaanottava organisaatio
- Uuden palvelussuhteen alkaminen: Siirtyvien henkilöiden palvelussuhteen alkupäiväksi ilmoitetaan tulorekisteriin katkoksen jälkeinen päivä.
- Ilmoituksen tiedot: Palkkatietoilmoituksessa käytetään vastaanottavan organisaation eläkejärjestelynumeroa sekä
- Palkaton vapaa: Jos henkilö on palkattomalla vapaalla, palvelussuhde ilmoitetaan tulorekisteriin ilman ansioita ja alkupäiväksi katkoksen jälkeinen päivä.
Esimerkki
Kaksi organisaatiota yhdistyy ja uusi organisaatio aloittaa toimintansa 1.1.2026:
- Päättyvän organisaation henkilöstön palvelussuhteiden loppupäiväksi ilmoitetaan tulorekisteriin 31.12.2025. Näissä ilmoituksissa käytetään henkilöstöä luovuttavan organisaation eläkejärjestelynumeroa.
- Uusi organisaatio ilmoittaa jatkuvien palvelussuhteiden alkupäiväksi 1.1.2026. Näissä ilmoituksissa käytetään henkilöstöä vastaanottavan organisaation eläkejärjestelynumeroa.
- Mahdolliset muutoksen jälkeen takautuvasti maksetut ansiot ilmoitetaan tulorekisteriin maksuperusteisesti maksupäivän mukaan.
- Ilmoituksessa käytettävän eläkejärjestelynumeron ja Kevan aliorganisaation pitää olla voimassa ilmoitettuna maksupäivänä.
- Jos vastaanottava organisaatio maksaa luovuttavan organisaation aikaan kohdistuvia takautuvia ansioita, tulorekisteri-ilmoittamisessa käytetään maksajan eläkejärjestelynumeroa. Palvelussuhteen voimassaoloksi voidaan tällöin ilmoittaa luovuttavan organisaation palvelussuhdeaika, johon ansiot kohdistuvat.
- Keva ei voi ottaa kantaa siihen, mille työnantajalle lopullinen vastuu kustannuksesta kuuluu.
Tällä tavalla varmistetaan, että tiedot siirtyvät oikein ja palvelussuhteet jatkuvat katkeamatta uuden organisaation alaisuudessa.
Ajankohtaista eläkevakuuttamisesta -uutiskirjeet
Kevan Ajankohtaista eläkevakuuttamisesta -uutiskirje lähetetään työnantaja-asiakkaidemme ilmoitusliikenteen hoitajille, talousjohtajille ja eläkeasioiden yhteyshenkilöille neljä kertaa vuodessa. Uutiskirjeet julkaistaan myös tällä sivustolla sekä Kevan työnantajan verkkopalvelun ”eläkemaksut” osiossa. Lue uusimmat kirjeet alta: