Coronakrisen har påverkat det vardagliga arbetet också för proffsen på Nödcentralsverket som arbetar i de olika regionenheterna runt om i landet. Verkets ledning sammankallade en så kallad coronagrupp för 4 veckor sedan då regeringen började bereda ibruktagningen av paragraferna i beredskapslagen. Nya verksamhetsmodeller har förankrats i snabb takt.
Utifrån sammanträdena arbetade man fram anvisningar för Nödcentralsverkets personal i vilka behandlas insjuknande i covid-19, befrielse för riskgrupper, arbetstidsarrangemang och ibruktagning av undantagen i beredskapslagen. Anvisningarna förankrades på chefsmöten och via intranätet. Den senaste anvisningen skickades med e-post också till hela personalen. Sakerna har behandlats också i verkets samarbetsförfarande. – Verkets huvudförtroendemän har berömt den rätta tajmningen och utförligheten i anvisningarna, säger personalchef Antti Koskela.
Tätt samarbete mellan enheterna är i nyckelposition
Utöver coronagruppen har en ”näve” grundats med tonvikt på kommunikation, som samlar ihop ärenden som berör det operativa, det tekniska och personalförvaltningen. – I vår egen enhet har vi tillsammans med personalplaneraren och utbildningsplaneraren haft tätare möten där vi har berett personalförvaltningsärenden, berättar Koskela. Nödcentralsverkets operativa salspersonal kan inte hantera nödsamtal på distans utan de måste befinna sig på verksamhetsställena på grund av datasystemsanvändningen och datasäkerheten.
Undantagssituationen utmanar personalen
Den största utmaningen för förvaltningspersonalen har varit de långa arbetsdagarna. Arbetsdagarna på distans har dragit ut till närmare tio timmar och främjandet av den egna enhetens ärenden har fått mindre uppmärksamhet när man koncentrerat sig på den akuta krisen. Också de tekniska problem som sammanhänger med distansförbindelserna orsakar utmaningar. Koskela säger sig ändå ha lagt märke till positiv inverkan också i distansarbete: – När tjänsteresor blir videomöten sparar det arbetstid. Också att man kan anpassa rytmen på distansdagen enligt sin egen tidtabell är en klar förbättring mot tidigare. – Jag tror att man inom verket kommer att ställa sig allt mer positivt till distansarbete i fortsättningen, när man har sett att saker fungerar riktigt bra.
Lösningar som stöder vardagen
Nödcentralsverkets personal utnyttjar i egenskap av proffs på krisarbete hela tiden verksamhetsmodeller och kompetens i behandlingen av olika undantagssituationer – varje nödsamtal är redan en liten kris för klienten men ibland också till och med för en erfaren jourhavande. Lyckligtvis har Nödcentralsverket för dessa situationer en fungerande möjlighet till avlastningssamtal för den psykosociala belastningen genom en defusingverksamhet. Därtill planerar man en första posttraumaverkstad för nästa år.
Den undantagssituation som just nu föreligger har dock på grund av olika utmaningar förutsatt också nya åtgärder och lösningar för att stödja personalens arbetshälsa och förutsättningarna för att utföra arbetet, bl.a.:
• Flexibla arbetstidslösningar: de som har tjänstearbetstid kan utöver distansdagens timmar stämpla tilläggsarbetstimmar om tjänstearbetstiden inte räcker till för att utföra arbetet.
• Som stöd för det egna nätet har man tagit i bruk kommersiella applikationer och extra maskiner för att underlätta kontakthållandet.
• Man håller kontakt med personalen också per telefon för att få också personlig kontakt och för att individuellt reda ut orken och arbetsläget bland personalen.
• En verksamhetsmodell med nätverk, där 7 olika verksamhetsställens funktioner kan skötas var som helst har visat sig vara effektiv i denna kris. Så gott som alla uppgifter kan skötas digitalt på distans var som helst i Finland.
• Ett tidsinställt gymnastikprogram har verkligen behövts i distansarbete där man lätt glömmer att sköta om sin fysik.
• Under den tid man distansarbetar har i synnerhet motion, till exempel löprundor, blivit en allt viktigare form av återhämtning.
Goda verksamhetssätt stannar kvar i livet
Vid Nödcentralsverket tänker man också i framtiden främja nätverkande och digitalisering för att man inom verket i motsvarande situationer decentraliserat ska kunna sköta alla klienters uppgifter och interna behov. Antalet distansmöten antas också öka. – I fortsättningen kan man säkert också gå över till att hålla många möten och sammanträden på distans och ytterligare minska på resandet, säger Koskela om de mer bestående verkningarna av undantagssituationen. Enligt Koskela förutsätter dock vissa sammanträffanden och utbildningar personlig kontakt. Jag tror att man efter denna karantän värdesätter personliga kontakter mer än tidigare och då man får uppleva sådana kan man ta ut mer av den stunden.