Kun esihenkilö tuntee työntekijänsä ja uskaltaa kysyä ajoissa, työkyvyn haasteet eivät ehdi kasvaa suuriksi. Polkka - Pohjois-Karjalan tukipalvelut oy:ssä tämä ajatus on viety systemaattisesti toiminnan tasolle. Työkykyjohtamisen tulokset näkyvät niin sairauspoissaoloissa, henkilöstökokemuksessa kuin työyhteisön keskustelukulttuurissa.
Polkka tuottaa ateria-, puhtaus- ja logistiikkapalveluita Pohjois-Karjalan hyvinvointialueelle ja alueen kunnille ja kaupungeille. Työ on monella tavalla fyysistä, ja työurat ovat usein pitkiä. Polkan työkykyjohtamisen periaate on selkeä: työkykyä tuetaan koko työuran ajan.
Kehittämistyö on ollut osa laajempaa panostusta työhyvinvointiin, 
johtamiseen ja esihenkilötyöhön. Samalla Polkka on rakentanut systemaattisempia toimintamalleja työkyvyn tukemiseen.
– Halusimme tehdä työkykyjohtamisesta ennakoivampaa, systemaattisempaa ja vaikuttavampaa. Tavoitteena on, että tilanteisiin 
pystytään reagoimaan ajoissa eikä vasta silloin, kun ongelmat ovat jo kasvaneet suuriksi, kertovat liiketoimintajohtaja Juha-Matti Juurikainen ja palvelupäällikkö Satu Miettinen.
Läsnä ja lähellä
Työkykyjohtaminen on Polkassa rakennettu selkeiden rakenteiden varaan. Kokonaisuutta johdetaan strategisella, taktisella, operatiivisella ja yksittäisten tapausten tasolla. Käytännössä työkyvyn ennakoiva tuki tarkoittaa jatkuvaa havainnointia arjessa, matalan kynnyksen keskusteluja ja yksilöllisiä ratkaisuja.
– Kun tunnemme työntekijät, pystymme huomaamaan muutokset
nopeasti. Silloin voidaan ennakoida eikä vasta reagoida, kertoo tuotantopäällikkö Elisa Niemelä.
Polkassa korostetaan, ettei työkyvyn tukea haluta rakentaa vain järjestelmien hälytysrajojen varaan.
– Ei tarvitse odottaa HR-järjestelmän ilmoituksia esimerkiksi poissaolopäivistä. Keskustelu voidaan aloittaa heti, jos huomataan muutoksia käyttäytymisessä tai jaksamisessa, Niemelä sanoo.
– Meillä läsnä ja lähellä on vahvasti se ajatus: tunnetaan ihmiset, ollaan kentällä ja rakennetaan luottamusta, jatkaa Juurikainen.
Esihenkilöiden rooli työkyvyn tukemisessa on keskeinen. He seuraavat työyhteisön kuormitusta, käyvät keskusteluja ja etsivät ratkaisuja yhdessä työntekijöiden kanssa. Työntekijöitä kannustetaan ottamaan asioita puheeksi matalalla kynnyksellä.
– Olemme halunneet rakentaa kulttuuria, jossa asioista voidaan puhua avoimesti ja myös hankalat asiat uskalletaan ottaa esiin, Miettinen kertoo.
Hyvä keskusteluyhteys ja ihmisten tunteminen mahdollistavat yksilölliset ratkaisut
Tarpeen vaatiessa työtä voidaan muokata esimerkiksi työaikojen, työvuorojen tai työtehtävien osalta. Työtehtäviä voidaan pilkkoa pienempiin kokonaisuuksiin tai räätälöidä työntekijän tilanteeseen sopiviksi.
– Joskus jo pienillä muutoksilla voidaan ehkäistä suurempia ongelmia, Miettinen kertoo.
Polkassa on myös kehitetty työtehtävien tarkempaa kartoittamista yhteistyössä Pohjois-Karjalan Sosiaaliturvayhdistyksen kanssa. Työpajoissa eri työtehtäviä pilkottiin pienempiin osiin, jotta erilaisiin työkyvyn tilanteisiin löydetään sopivia työkokonaisuuksia.
– Jos esimerkiksi raskaita nostoja pitää välttää, voidaan rakentaa työpaketti tehtävistä, jotka eivät kuormita kipeää aluetta, Niemelä kertoo.
Lyhyissä poissaolotilanteissa hyödynnetään niin sanottua tuunattua työtä, jossa työntekijä ja esihenkilö sopivat työn muokkaamisesta suoraan keskenään. Pidemmissä tilanteissa käytössä on korvaavan työn malli. Ratkaisuja mietitään aina yksilöllisesti ja tapauskohtaisesti.
– Kun työntekijät tunnetaan, pystytään huomioimaan paremmin myös yksilölliset kuormitustekijät ja elämäntilanteet.
Työyhteisössä ratkaisut on koettu luonteviksi.
– Kaikki ymmärtävät, että vastaava tilanne ja tuen tarve voi tulla vastaan kenelle tahansa, Niemelä toteaa.
Selkeät roolit ja mittarit tuottavat tulosta
Polkassa työkykyjohtamisen vastuut on tehty näkyviksi. Esihenkilöt johtavat arjen työkykyä, työkykykoordinaattori tukee ratkaisujen rakentamisessa ja tarvittaessa mukaan tulee työterveyshuolto.
– Työterveyshuollolla on tärkeä rooli erityisesti silloin, kun tarvitaan pidempikestoista tai tehostettua tukea, Juurikainen kertoo.
Polkassa seurataan aktiivisesti muun muassa sairauspoissaoloja, lyhyitä poissaoloja, työkykyneuvotteluja ja henkilöstökokemusta Pulssi-kyselyiden avulla.
Tulokset ovat olleet rohkaisevia. Poissaolot ovat vähentyneet noin 20 päivästä noin 14 päivään työntekijää kohden. Myös mielenterveyteen liittyvät poissaolot ovat vähentyneet. Taustalla nähdään erityisesti avoin keskustelukulttuuri ja esihenkilöiden vahvempi läsnäolo arjessa.
Sairauspoissaolojen vähentyminen näkyy myös työkyvyttömyyden kustannuksissa, jotka ovat Polkassa vähentyneet merkittävästi. Juurikaisen mukaan työkykyjohtamisen tavoitteena ei kuitenkaan ole pelkästään kustannusten hallinta.
– Lopulta kaikki lähtee ihmisistä. Kun ihmiset voivat hyvin työssään, myös toiminta onnistuu paremmin. Se on meille kaikkein tärkeintä.
