Kevan kotivara – miten eläkeasiat turvataan häiriötilanteissa?

Onko kotivarasi kunnossa? Viranomaisten suosituksen mukaan jokaisen kotitalouden tulisi pärjätä häiriötilanteessa itsenäisesti 72 tuntia. Eläkkeiden ratkaisu- ja maksatustoiminnoilla pitää myös olla valmius selvitä häiriötilanteissa, riippumatta häiriön pituudesta. Mikä on siis Kevan kotivara?

Kotitalouden kotivaraan kuuluu luonnollisesti vesi ja ruoka, mutta myös muut välttämättömät tarvikkeet, kuten lääkkeet, taskulamppu, patteriradio, käteinen raha ja suomalaisten suosikkituote, ämpäri.

Myös Kevan kotivaraan kuuluu monia asioita. Aloitetaan tiedosta. 

Tieto on yhtä tärkeää kuin ämpärillinen suomalaista hanavettä. On tiedettävä, mitä häiriötilanteessa on tapahtunut, ja mitkä häiriön vaikutukset ovat. Käytettävissä olevan tiedon perusteella luodaan epäolennaisuuksista puhdistettu tilannekuva. 

Mallit sisäiselle tiedonkululle ja yhteistyölle on oltava jo valmiina, samoin roolien on oltava selkeät niin etukäteen kuin tehtäviä uudelleen jaettaessa. Toiminnan kannalta keskeisen tiedon on myös oltava saatavilla eikä ikinä yhden henkilön henkilökohtaisissa varastoissa.

Purkinavaajia järjestelmähäiriön varalle

Eläkkeiden ratkaisu- ja maksatusprosessit ovat normaalioloissa monin osin automatisoituja. Riippuvuus järjestelmien toimivuudesta on näin ollen suuri. Järjestelmien toimintaan kaikissa tilanteissa ei kuitenkaan voi täysin nojata.

Kotona, kun hella tai uuni ei toimi, pitää ruoka saada pöytään vaihtoehtoisella tavalla. Ratkaisu- ja maksatustoiminnan purkinavaajamallissa on vaihtoehtoisia tapoja pitää prosessi toiminnassa: miten eläkkeitä haetaan ja varmistetaan laitosten välinen hakemusliikenne, miten päästään käsiksi eläkkeiden laskemisen kannalta kriittiseen tietoon, miten eläkepäätökset muodostetaan ja eläkkeet pannaan maksuun. 

Ja kuten kotona, jossa voi olla tyytyminen purkkihernekeittoon, saatetaan eläkeprosessikin joutua pitämään yksinkertaisena: priorisoidaan, määritetään palveluille minimitaso, keskitytään tiettyihin tehtäviin. Lyhyesti todettuna, Keva tekee kaikkensa, jotta eläketurvan toimeenpano varmistetaan kaikissa olosuhteissa.

Asiakasviestintä on osa varautumista

Häiriötilanteissa tiedon pitää kulkea Kevasta myös ulos. Henkilöasiakkaille, työnantajille ja muille yhteistyötahoille viestitään nopeasti, avoimesti ja mahdollisimman monia kanavia pitkin. 

Verkossa ja somessa viestintä on joutuisaa, mutta kanavat ovat alttiita omille häiriöille, siksi radiovastaanotin voi olla eläkeasioissakin arvokas tietolähde. Ja jos netti ei toimi, ei kanavana sovi sivuuttaa teksti-tv:tä, sillä siellä sivu 858 on varattu eläketiedoille – pane seurantaan! 

Kannattaa siis pitää tarvittaessa kanavat laajasti auki ja Kevan asiakkaana ottaa käyttöön vielä yksi uusi: Kevan Eläke ja kuntoutus -mobiilisovellus, josta näkee ajankohtaiset ilmoitukset ja maksutiedot. 

Kotivara ei toimi, jos sitä ei pidä kunnossa

Kotivara ei ole hätävarasto, joka kaivetaan esiin tarvittaessa, vaan sitä kannattaa pitää jatkuvassa käytössä. Kotivara vaatii toistuvaa suunnittelua ja ylläpitoa. Kuormasta syödään, ja sitä täydennetään. Veden ei pidä antaa seistä liian pitkään.

Samoin Keva toimii eläkkeiden ratkaisu- ja maksuprosessien varautumisen kanssa, sillä varautuminen elää ajassa: Puoli vuotta sitten luotu skenaario ja suunnitelma voi olla huomenna hapantunut. Uudet järjestelmät tuovat uusia työtapoja, joita ei aiemmin osattu kuvitella. 

Kevassa keskustellaankin säännöllisesti toimintamalleista, päivitetään skenaarioita ja harjoitellaan ylipäätään varautumista. Ilman valmistautumista valmistaudutaan vain epäonnistumaan.

Varautuminen tekee tärkeät asiat näkyväksi

Toiveena tietysti on, että kenenkään ei tarvitse turvautua kotivaraan tositilanteessa. Varautumisella voi olla kuitenkin poikkeusoloihin valmistautumisen lisäksi syvempi merkitys ja tehtävä. Se voi auttaa hahmottamaan, mitä pidämme tärkeänä arjessamme ja elämässä yleensä.

Organisaation näkökulmasta taas hyvä varautumissuunnitelma kuvaa ne kaikista oleellisimmat tehtävät ja prosessit, joiden jatkuvuus on varmistettava. Varautuminen tekee näkyväksi, mikä on aidosti kriittistä. Näin, oli tilanne mikä tahansa, Kevan tavoite on, että asiakkaat voivat hämmentää hernekeittojaan rauhassa. Ilman, että omaa eläkeasiaa tarvitsisi miettiä jatkuvasti.