Datasekretessbeskrivning för Kevas fastighetsenhet
1. Registrets namn
1. Register över hyresbostadssökande
2. Hyresregister
2. Registerförare
Keva
PB 425
00101 HELSINGFORS
Telefonväxel
020 614 21
Fax 020 614 2011
Webbplats www.keva.fi
FO-nummer 0119343-0
3. Kontaktperson som ansvarar för registerärendena
Tiina Hietaniemi och Barbara Möller
Postadress
PB 425
00101 Helsingfors
Besöksadress
Unionsgatan 43
Helsingfors
Telefon 020 614 2395 och 020 614 2281
E-post tiina.hietaniemi[ät]keva.fi, barbara.moller[ät]keva.fi
4. Syftet med registret
Hyresverksamhet
(personuppgiftslagen 8 § 1 mom. punkterna 2) och 5))
5. Registrets datainnehåll
De som söker hyresbostad registreras i registret över hyresbostadssökande i vilket upptas ansökningens nummer, sökandens namn och telefonnummer, hurdan bostad som har sökts och var samt ansökningens ankomstdag. Övriga uppgifter som sökanden nämnt i sin ansökan finns i separata mappar i ordningsföljd enligt ansökningens nummer.
I hyresregistret finns den boendes hyresavtalsuppgifter, hyresgästens namn, den andra betalarens namn, personbeteckning, adress, telefonnummer, eventuella andra kontaktuppgifter, hyresbeloppet, uppgifter om hyresgarantin.
6. Ordinarie källor *
De uppgifter som registreras fås i huvudsak av de berörda parterna själva. I ansökningsskedet och vid behov under hyrestiden tas kreditupplysningar hos Suomen Asiakastieto Oy eller något annat motsvarande kreditupplysningsregister.
De som ansöker om hyresbostad blir på ansökningsblanketten informerade om att personuppgifterna registreras och kreditupplysningarna kontrolleras.
7. Ordinarie utlämning av uppgifter
Personuppgifter utlämnas med hjälp av teknisk behörighet månatligen till Suomen Asiakastieto Oy för uppföljning av kreditupplysningar (personuppgiftslagen 8 § 2 mom.).
Uppgifter utlämnas eller överförs inte utanför EU eller Europas ekonomiska samarbetsområde.
8. Principerna för skydd av registret
A. Manuellt material (förvaringsplats och skydd)
Uppgifter som beskriver hyresgästens ekonomiska situation är med stöd av lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet sekretessbelagda och för dessa gäller tystnadsplikt. Hyresbostadsansökningarna och hyresavtalen förvaras inlåsta. Endast för ändamålet behöriga personer kommer åt att hantera materialet.
B. Uppgifter som sparats i elektronisk form (principerna för användningsrätten till registret och övervakningen av användningen samt det fysiska skyddet av apparaturen)
Uppgifterna i hyresregistret och i registret över hyresbostadssökande är skyddade med fastighetsenhetens anställdas personliga användaridentifikationer och lösenord. I hyresregistret finns en loggfil för kontroll av användningen.
Asiakastietos kreditupplysningsregister har ett eget uppföljningssystem.
9. Rätt att kontrollera och verkställandet av rätten att kontrollera
Kunderna har rätt att kontrollera uppgifter som registrerats om dem i systemen samt rätt att på begäran få skriftliga kopior av de uppgifter och handlingar som gäller dem själva. Att utöva rätten att kontrollera och att få kopior är avgiftsfritt.
Begäran om kontroll lämnas in vid ett personligt besök eller genom ett dokument som är egenhändigt undertecknat eller på annat sätt verifierat.
Begäran om kontroll adresseras till Tiina Hietaniemi som fattar beslut om utlämnande av uppgifterna.
10. Rättelse av uppgift och verkställande av rättelse av uppgift
Kunden har rätt att kräva att en felaktig uppgift i registret korrigeras. Keva korrigerar felaktiga uppgifter utan oskäligt dröjsmål antingen på eget initiativ eller för att kunden så kräver. Om pensionsanstalten vägrar att rätta uppgiften ges ett skriftligt intyg om vägran till rättelse till kunden som har rätt att föra ärendet vidare för avgörande till dataombudsmannen på adressen: Dataombudsmannens byrå, PB 315, 00181 Helsingfors. Ärendet kan anhängiggöras skriftligt. Det är möjligt att använda också en för detta ändamål utarbetad blankett som fås på dataombudsmannens byrå. Dataombudsmannen kan beordra registerföraren att rätta uppgiften.
Begäran om rättelse sker skriftligt och adresseras till Tiina Hietaniemi som fattar beslut om korrigeringen.
