Keva registerbeskrivning
1. Registrets namn
PENSIONSREGISTER (register för pensionsuträkning och -avgöranden)
2. Registerförare
Keva
Besöksadress
Unionsgatan 43
HELSINGFORS
Postadress
PB 425
00101 HELSINGFORS
Telefon
020 614 21
3. Person som ansvarar för registerärenden
Direktör för juridiska ärenden
Anne Perälehto-Virkkala
Verksamhetsställe
Unionsgatan 43
HELSINGFORS
Telefon
020 614 2309
Information om de i registret införda uppgifterna lämnas till de försäkrade av:
Kevas rådgivning
Besöksadress Unionsgatan 43, 1 våningen, HELSINGFORS
4. Syftet med registret
Registerföringen grundar sig på lagen om kommunala pensioner (KomPL). Enligt lagens 1 § 2 mom. ombesörjs pensionsskyddet av en kommunal pensionsanstalt (Keva).
Registret innehåller uppgifter om personer
- vilkas pensionsansökan eller förfrågan som gäller pensionsskyddet eller rehabiliteringsärende är under handläggning i pensionsanstalten
- efter vilka har ansökts om familjepension eller vilka har ansökt om familjepension
- vilka har fått pensionsbeslut, rehabiliteringsbeslut, rehabiliteringslöfte, svar på förfrågan eller registerutdrag eller vilkas rehabiliteringsansökan har handlagts
- för vilkas del en uppskattning av pensionens belopp på basis av en separat begäran för annat ändamål än lagstadgad pension har överlåtits till en arbetspensionsanstalt eller på basis av en specificerad fullmakt har överlåtits till ett försäkringsbolag eller en annan instans.
Registret används i pensionsanstaltens uppgifter i anslutning till skötseln av pensions- och rehabiliteringsärenden. När ett ärende blir anhängigt, samlar man i registret de uppgifter om den pensionssökande eller den som har gjort en förhandsförfrågan och om hans anställningar, på basis av vilka pensionen eller rehabiliteringspenningen räknas ut, samt övriga uppgifter som är av vikt när ärendet handläggs och avgörs.
De utfärdade besluten och svaren på förfrågningar samt uppgifterna som dessa baserar sig på används vid senare pensionsavgöranden samt i statistikföringssyfte.
5. Typer av uppgifter som ingår i registret
Personuppgifter, bl.a.
- personbeteckning, namn, dödstid, adress
- ställningen hos en förmånssökande som ansöker om familjepension (efterlevande make, barn, tidigare make osv.).
Uppgifter som gäller anhängiggörandet, bl.a.
- ansökningens eller förfrågningens ankomstdag
- ärendets natur (pensionsansökan, besvär, rehabiliteringsärende, förhandsförfrågan, anhållan om registerutdrag)
- vilket slag av pensionsansökan (ålderspension, invalidpension osv.).
Uppgifter om avgörandet, bl.a.
- avgörandet (beviljande, avslag, utlåtande, förhandsbeslut, svar)
- dagen då beslutet/svaret gavs samt postningsdagen
- dagen då pensionen börjar och upphör
- dagen för pensionsfallet (arbetsoförmåga, arbetslöshet, ålder för ålderspension, död).
Uppgifter i anslutning till bedömning av arbetsförmåga
- tidpunkten då arbetsoförmåga börjar och upphör, tidpunkten när sjukdom börjar, orsaken till arbetsoförmågan (kod), pensionsanstaltens och folkpensionsanstaltens förslag till avgörande, pensionsanstaltens läkares förslag till avgörande med motiveringar.
Uppgifter om den kommunala och statliga anställningen
- arbetsgivare, anställningstid, yrkesbeteckning och motsvarande pensionsålder, avbrott i anställningen samt inkomster.
Uppgifter om andra anställningar och pensioner (uppgifterna behövs för att träffa pensionsavgöranden och för att räkna ut pensionsbelopp)
- privata och övriga offentliga anställningar (tid, arbetsgivare, pensionslön, intjänad pension),
- andra arbetspensionsanstalters pensionsavgöranden (bl.a. avgörandet, pensionstiden, pensionens belopp)
- uppgifter om sjukdagpenningar och folkpensionsanstaltens avgöranden
- uppgifter om ersättningar enligt olycksfalls- och trafikförsäkringslagen
Uppgifter för uträkningen av pensionen
- pensionens belopp
- pensionslönen eller inkomster av anställningar
- arbetslöshets- och andra ersättningsdagar som inverkar på arbetspensionstillägget
- personbeteckningarna för barn som ger rätt till barntillägg
- övriga pensioner och ersättningar som har beaktats vid samordningen.
Pensionsbeslut eller svar
- beslutets, utlåtandets, genmälets, brevets eller registerutdragets innehåll i textform.
Utöver det egentliga dataregistret hör till pensionsregistret ett dokumentarkiv. Där har man samlat allt dokumentmaterial om personen, bl.a. brev som inkommit till pensionsanstalten, förfrågningar och pensionsansökningar, rehabiliteringsansökningar med bilagor, läkarutlåtanden, införskaffade tilläggsutlåtanden, kopior av pensionsbeslut och utlåtanden som avgetts i anslutning till ändringssökande samt pensionsanstaltens handläggningspromemoria.
I det elektroniska arkivet har man lagrat uppgifter sedan år 2004, de äldre dokumenten bevaras i original i ett manuellt arkiv.
När det gäller förhandsförfrågningar uppbevaras i registret förfrågan, de utredningar som införskaffats för behandlingen av den samt en kopia av svaret, i fall detta getts på annat sätt än genom ett registerutdrag av standardform.
6. Registrets stadgeenliga källor
Uppgifterna som gäller ansökan eller förfrågan får man från den pensionsansökan eller förhandsförfrågan som vederbörande person sänt in.
I handläggningsskedet kompletteras uppgifterna med
- de anställningsuppgifter som fås från pensionsanstaltens anställningsregister
- de tilläggsuppgifter om anställningarna som arbetsgivaren sänt på pensionsanstaltens begäran
- de uppgifter om privata och om andra offentliga anställningsförhållanden som fås från Pensionsskyddscentralens register
- de uppgifter om pensions- eller pensionsberoende förmån som insänts av en pensions- eller försäkringsanstalt
- de uppgifter som vid invalidpensionsfall insänts av en läkare eller en sjukvårds- eller rehabiliteringsanstalt.
Ändringarna i personuppgifter eller adress får man från Befolkningsregistercentralen eller av vederbörande själv.
Bestämmelserna om skyldighet att lämna uppgifter till Keva finns i 144 § KomPL.
Uppgifterna om pensionsansökningar och förfrågningar registreras hos pensionsanstalten genast vid ankomsten. De uppgifter som fås från Pensionsskyddscentralen överförs till registret via meddelandeförmedling direkt från PSC:s register. Övriga uppgifter som behövs för uträkning och avgörande uppdateras direkt från terminalen.
7. Stadgeenlig användning och överlåtelse av uppgifter
Alla uppgifter i pensionsregistret är sekretessbelagda. De kan överlåtas till andra endast om den som anhåller om att få uppgifterna har fullmakt av vederbörande eller i fall angående överlåtelse eller rätt att få uppgifter är särskilt bestämt i lag.
Pensionsskyddscentralen och övriga arbetspensionsanstalter
Pensionsskyddscentralen underrättas om varje pensionsansökan som har anhängiggjorts. Också varje pensionsbeslut som pensionsanstalten gett en pensionssökande eller –tagare meddelas till Pensionsskyddscentralen. Uppgifterna som ska lämnas består av personuppgifterna, pensionens belopp och koderna som beskriver pensionsgrunderna.
Pensionsskyddscentralen förmedlar eller lämnar på begäran uppgifter om avgörandena till andra arbetspensionsanstalter där pensionsansökan handläggs. Arbetspensionsanstalterna har en på lag grundad rätt att få dessa uppgifter med tanke på avgörandet av ett ärende som är under handläggning (ArPL 198 §).
Om en pensionsansökan anhängiggörs hos Keva och av handlingarna framgår att den kan gälla också en annan anstalt, ska denna tillställas en kopia av ansökningshandlingarna.
Folkpensionsanstalten
Folkpensionsanstalten informeras i vissa fall om förslag till avgörande som gäller invalidpension innan det slutliga avgörandet träffas. Folkpensionsanstalten lämnar svar på förslaget eller motsvarande meddelande, om ärendet har anhängiggjorts där tidigare. Uppgifterna förmedlas maskinellt via Pensionsskyddscentralen.
Folkpensionsanstalten underrättas om avgörandet och pensionens belopp när det gäller ett sådant pensionsavgörande som pensionsanstalten har träffat. Uppgifterna förmedlas i maskinell form via Pensionsskyddscentralen. Folkpensionsanstalten har enligt lag rätt att få dessa uppgifter.
Arbetsgivarna
En kommunal och en statlig arbetsgivare i vars tjänst personen är då han ansöker om pension, underrättas om beviljande av invalidpension för avslutande av anställningen.
Enligt 147 § i KomPL har pensionsanstalten rätt att för bokföring och fastställande av de avgifter som pensionerna ger upphov till lämna till arbetsgivaren nödvändiga uppgifter om de pensioner som pensionsanstalten beviljat. Endast en sådan företrädare för arbetsgivaren som ansvarar för bokföringen och ekonomiska ärenden har rätt att få dessa uppgifter som bilaga till den faktura som gäller pensionsavgiften.
8. Skydd av registret
Endast en tjänsteman vid Keva med fullmakt att läsa/behandla registeruppgifterna, som innehar den hemliga kod som behövs för detta, kan via terminalanslutningen läsa och behandla uppgifterna, och endast om han behöver informationen för skötseln av sina uppgifter.
