Keva registerbeskrivning
1. Registrets namn
ANSTÄLLNINGSREGISTER
2. Registerförare
Keva
Besöksadress
Unionsgatan 43
HELSINGFORS
Postadress
PB 425
00101 HELSINGFORS
Telefon
020 614 21
3. Person som ansvarar för registerärendena
Direktör för juridiska ärenden
Anne Perälehto-Virkkala
Verksamhetsställe
Unionsgatan 43
HELSINGFORS
Telefon
020 614 2309
Information om de i registret införda uppgifterna lämnas till de registrerade av:
Kevas rådgivning
Besöksadress Unionsgatan 43, 1 vån., HELSINGFORS
4. Syftet med behandlingen av personuppgifter (registret)
Registerföringen grundar sig på lagen om kommunala pensioner (KomPL 146 § 5 mom.).
Registret innehåller uppgifter om personer vilka är eller har varit i en anställning som omfattas av KomPL vid ett medlemssamfund hos pensionsanstalten. Pensionsanstaltens medlemssamfund är kommunerna och samkommunerna samt vissa kommunala föreningar, aktiebolag och centralorganisationer.
De uppgifter som samlas i registret används vid verkställigheten av pensionsskyddet enligt KomPL.
På basis av uppgifterna i registret
- utreds pensionsrätten som grundar sig på en persons anställningar och uträknas beloppet av pensionen i enlighet med KomPL när en pensionsansökan avgörs
- lämnas en person som är eller har varit i kommunal anställning uppgifter om hans pensionsrätt, pensionsålder samt beloppet av den pension som han kommer att få
- följs pensionstagarens rätt att fortfarande få pension (t.ex. att den tillåtna inkomstnivån för en person som lyfter pension inte överskrids).
5. Typ av uppgifter som finns i registret
Personuppgifter
- personbeteckning, namn, dödstid.
Anställningsuppgifter
- arbetsgivare
- anställningstid (dag då anställningen började och avslutades)
- inkomster per år
- avbrott i anställningen
- den sista yrkesbeteckningen i varje anställning
- tidigare yrkesbeteckningar, om på dem tillämpas en lägre pensionsålder
- uppgifter som beskriver anställningens slag och karaktär (bl.a. tjänsteförhållande/arbetsavtalsförhållande, huvudsyssla/bisyssla).
6. Registrets ordinarie källor
Anställningsuppgifterna fås av arbetsgivarna. Med tanke på registret granskas personuppgifterna för nya personer hos Befolkningsregistercentralen, där man också får de ändringar som skett i personuppgifterna.
Registrets uppdateringsteknik och -täthet
Det databaserade registret är huvudsakligen satsvis uppdaterat. Arbetsgivarna lämnar kvartalsvis uppgifter om anställningar och om ändringar i dem, årsinkomsterna anmäls årligen fram till slutet av februari. Uppgifterna fås i form av linjeöverföringar, på blanketter och disketter. Anmälningar och rättelser som inkommer registreras dagligen.
Arbetsgivarna och pensionsanstalten kan registrera och rätta uppgifter också som direktuppdatering.
Ändringar och rättelser i personuppgifterna fås från Befolkningsregistercentralen.
Anställningsuppgifterna har lagrats i två tekniskt skilda register. För Kevas eget bruk finns ett register som inrymmer kompletta uppgifter och dessutom överförs uppgifter om anställningstider och inkomster och pension som intjänats före år 2005 genast efter lagringen till Kevas intjäningsregister som upprätthålls av Arek Oy.
7. Stadgeenlig överlåtelse av personuppgifter
Registeruppgifterna är konfidentiella. Utan fullmakt av den registrerade eller uttrycklig bestämmelse i lagen kan de inte överlåtas.
Pensionsskyddscentralen
Pensionsskyddscentralen har teknisk användarkontakt till Kevas uppgifter i Arek Oy. På basis av dem kan Pensionsskyddscentralen styra pensionsansökan eller kundens förfrågan till Kommunernas pensionsförsäkring för handläggning.
Pensionsskyddscentralen får överlåta Kevas registeruppgifter till de pensionsanstalter som har hand om det lagstadgade pensionsskyddet, om uppgifterna behövs för handläggning av pensionsansökan eller kundens förfrågan.
Om personen får pension från annat håll, meddelar Pensionsskyddscentralen om den samtidiga kommunala anställningen till den instans som betalar ut pensionen.
Överlåtelsen av uppgifter baserar sig på Pensionsskyddscentralens och arbetspensionsanstalternas rätt att för handläggning av pensionsärenden få behövliga uppgifter från Keva och på Pensionsskyddscentralens rätt att förmedla uppgifter (ArPL 198 § och 208 § samt KomPL 148 § och 149 §).
Statistikcentralen
Till Statistikcentralen utlämnas årligen uppgifter om de kommunala anställningar som har varit gällande under statistikföringsåret, om yrkesbeteckningarna och lönerna. Utlämnandet baserar sig på statistiklagen. De utlämnade uppgifterna behövs för bl.a. pendlingsstatistiken och befolkningsstatistiken. Uppgifterna utlämnas på magnetband.
Befolkningsregistercentralen
Till Befolkningsregistercentralen anmäls de personer som registrerats i pensionsanstaltens register som nya personer (personbeteckning). På basis av de anmälda personbeteckningarna utlämnar Befolkningsregistercentralen de ändringar i personuppgifterna som hänför sig till dessa (namnändringar och –rättelser, dödsdag, rättelse av personbeteckning).
Arbetspensionsanstalterna
Registeruppgifter (inkl. löneuppgifter) utlämnas till arbetspensionsanstalterna på basis av en specificerad anhållan med tanke på avgörandet av ett ärende som är under handläggning där (t.ex. för utredning av förutsättningarna för att en annan pension kan fortsätta). Utlämnandet baserar sig på pensionsanstalternas rätt att få dessa uppgifter (ArPL 198 §). Uppgifterna utlämnas från registret genom utdrag som skrivs ut på en blankett eller som ett skriftligt svar.
Arbetsgivarna
Till kommunarbetsgivarna utlämnas endast sådana anställningsuppgifter som de själva anmält, med tanke på kontrollen av dessa.
Pensionsanstaltens eget bruk
För handläggningen och avgörandet av en pensionsansökan eller en förfrågan som gäller pension överförs uppgifterna från anställningsregistret till pensionsregistret för maskinell uträkning. De som medverkar i pensionsavgörandena har möjlighet att få registeruppgifterna i läslig form också genom en terminalanslutning.
För att de som är eller har varit i anställning hos en kommunarbetsgivare ska kunna kontrollera uppgifterna som påverkar deras pensionsskydd och få en uppskattning av sin kommande pension samt meddelande om pensionsåldern, lämnas från registret till personerna själva utdrag och kalkylerade uppskattningar. Utdrag ges på begäran samt enligt olika urvalskriterier också utan begäran.
Om anställningar registreras för personer som är pensionerade, så förmedlas på blanketten enligt speciella regler uppgift om detta till pensionshandläggaren. På detta sätt övervakar man både pensionsbeslutens riktighet (har uppgiften varit känd när avgörandet träffades) och att förutsättningarna för beviljande av pension fortsätter att gälla (t.ex. att förvärvsinkomsterna för en person som lyfter invalidpension ligger inom tillåtna gränser).
8. Skydd av registret
Endast en tjänsteman vid Keva, som getts nyttjanderätt till uppgifterna samt en härtill anslutande hemlig kod, kan via en terminalanslutning behandla registeruppgifterna eller begära utskrift på en blankett. Även om en arbetstagare har rätt att behandla registeruppgifterna, får han behandla (och läsa) uppgifter endast om detta sker i anslutning till ett pensions- eller registerärende som han handlägger. De anställda hos Keva som har tillgång till registeruppgifterna har lämnat en skriftlig sekretessförbindelse.
Den försäkrade kan själv se på eller skriva ut sina anställningstider i Kevas nättjänst. Att se på sina egna uppgifter förutsätter identifiering antingen med ett elektroniskt personkort från Befolkningsregistercentralen, ett FPA-kort eller med hjälp av bankens nättjänstidentifikation.
Den arbetsgivare som meddelat anställningsuppgifter till registret kan med hjälp av en terminalanslutning bläddra i och behandla de uppgifter som han meddelat till anställningsregistret. De uppgifter som är synliga har begränsats till endast ifrågavarande arbetsgivares anställningsuppgifter. Förutsättningen för att öppna och använda en terminalanslutning är att användaren identifierar sig i myndigheternas identifieringstjänst (katso-kod).
Varje läsning av registeruppgifter och orsaken till detta registreras också i data-systemet.
