Kevan kiinteistöyksikön tietosuojaseloste
1. Rekisterin nimi
1. Vuokra-asunnon hakijarekisterit
2. Vuokrarekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Keva
PL 425
00101 HELSINKI
Puhelinkeskus
020 614 21
Faksi 020 614 2011
Internet-sivut www.keva.fi
Y-tunnus 0119343-0
3. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö
Tiina Hietaniemi ja Barbara Möller
Postiosoite
PL 425
00101 Helsinki
Käyntiosoite
Unioninkatu 43
Helsinki
Puhelin 020 614 2395 ja 020 614 2281
Sähköposti
tiina.hietaniemi[ät]keva.fi, barbara.moller[ät]keva.fi
4. Rekisterin käyttötarkoitus
Vuokraustoiminta
(henkilötietolaki 8 § 1 momentti 2) ja 5) -kohdat)
5. Rekisterin tietosisältö
Vuokra-asunnon hakijat kirjataan vuokra-asunnon hakijarekisteriin, jossa on hakemuksen numero, hakijan nimi ja puhelinnumero, millaista asuntoa on haettu ja mistä sekä hakemuksen saapumispäivämäärä. Muut hakijan hakemuksessaan ilmoittamat tiedot löytyvät erillisistä mapeista, joissa ne ovat hakemuksen numeron ilmoittamassa järjestyksessä.
Vuokrarekisterissä on asukkaan vuokrasopimustiedot, vuokralaisen nimi, yhteismaksajan nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, mahdolliset muut yhteystiedot, vuokran määrä, vuokravakuustiedot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet *
Rekisteröitävät tiedot saadaan pääosin asianosaisilta itseltään. Hakemusvaiheessa ja tarpeen vaatiessa vuokra-aikana luottotiedot tarkastetaan Suomen Asiakastieto Oy:stä tai muusta vastaavasta luottotietorekisteristä.
Vuokra-asunnon hakijoita informoidaan vuokra-asunnon hakemuslomakkeessa henkilötietojen rekisteröinnistä ja luottotietojen tarkastamisesta.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötietoja luovutetaan teknisen käyttöoikeuden avulla kuukausittain Suomen Asiakastieto Oy:lle luottotietojen seurantaa varten (henkilötietolaki 8 § 2 momentti).
Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)
Vuokralaisen taloudellista asemaa kuvaavat tiedot ovat viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain nojalla salassa pidettäviä ja niitä koskee vaitiolovelvollisuus. Vuokra-asuntohakemuksia ja vuokrasopimuksia säilytetään lukittavissa tiloissa. Aineistoa pääsevät käsittelemään vain siihen oikeutetut henkilöt.
B. ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)
Vuokrarekisterin ja vuokra-asunnon hakijarekisterin tiedot on suojattu kiinteistöyksikön työntekijöiden henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Vuokrarekisterissä on lokitiedosto käytön kontrolloimiseksi.
Asiakastiedon luottotietorekisterillä on oma seurantajärjestelmänsä.
9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat järjestelmiin rekisteröidyt tiedot sekä oikeus pyynnöstä saada itseään koskevista tiedoista ja asiakirjoista kirjalliset kopiot. Tarkastusoikeuden käyttäminen ja kopiot ovat maksuttomia.
Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla.
Tarkastuspyyntö osoitetaan Tiina Hietaniemelle, joka päättää tietojen antamisesta.
10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen
Asiakkaalla on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Keva korjaa virheellisen tiedon ilman aiheetonta viivytystä joko oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjallisesti. Mahdollista on käyttää myös Tietosuojavaltuutetun toimistosta satavaa vireillepanolomaketta. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.
Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti ja osoitetaan Tiina Hietaniemelle, joka päättää korjaamisesta.
