Rekisteriseloste
1. Rekisterin nimi
PALVELUSSUHDEREKISTERI
2. Rekisterinpitäjä
Keva
Käyntiosoite
Unioninkatu 43
HELSINKI
Postiosoite
PL 425
00101 HELSINKI
Puhelin
020 614 21
3. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Kehittämisjohtaja
Helena Luoma
Toimipaikka
Unioninkatu 43
HELSINKI
Puhelin
020 614 2266
Rekisteriin merkityistä tiedoista tietoja rekisteröidylle antaa:
Kevan neuvontapiste
Käyntiosoite Unioninkatu 43, 1. kerros, HELSINKI
4. Henkilötietojen käsittelyn (rekisterin) käyttötarkoitus
Rekisterin pitäminen perustuu kunnalliseen eläkelakiin (KuEL 146 § 5 mom.).
Rekisterissä on tietoja henkilöistä, jotka ovat tai ovat olleet KuEL:n piiriin kuuluvassa palvelussuhteessa eläkelaitoksen jäsenyhteisöön. Eläkelaitoksen jäsenyhteisöjä ovat kunnat ja kuntayhtymät sekä tietyt kunnalliset yhdistykset, osakeyhtiöt ja keskusjärjestöt.
Rekisteriin kerättäviä tietoja käytetään KuEL:n mukaisen eläketurvan toimeenpanossa.
Rekisterin tietojen perusteella
- selvitetään henkilön palvelussuhteisiin perustuva eläkeoikeus ja lasketaan KuEL:n mukaisen eläkkeen määrä eläkehakemusta ratkaistaessa
- annetaan kunnallisessa palveluksessa olevalle tai olleelle tietoja hänen eläkeoikeudestaan, eläkeiästä sekä tulevan eläkkeen määrästä
- seurataan eläkkeensaajan oikeutta edelleen saada eläkettä (esim. että eläkkeellä olevalle sallittu ansiotaso ei ylity).
5. Rekisterin sisältämät tietotyypit
Henkilötiedot
- henkilötunnus, nimi, kuolinaika.
Palvelussuhdetiedot
- työnantaja
- palvelusaika (alkamispäivä, päättymispäivä)
- ansiot vuosittain
- palvelussuhteen keskeytykset
- viimeinen ammattinimike jokaisessa palvelussuhteessa
- aikaisemmat ammattinimikkeet, jos niihin sovelletaan alempaa eläkeikää
- palvelussuhteen luonnetta ja laatua kuvaavia tietoja (mm. virkasuhde/työsuhde, päätoimi/sivutoimi).
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Palvelussuhdetiedot saadaan työnantajilta. Rekisterin kannalta uusien henkilöiden henkilötiedot tarkistetaan Väestörekisterikeskuksesta, myös henkilötietojen muutokset saadaan Väestörekisterikeskukselta.
Rekisterin ylläpitotekniikka ja -tiheys
Atk-pohjainen rekisteri on pääosin eräpäivitteinen. Työnantajat ilmoittavat palvelussuhteista ja niiden muutoksista neljännesvuosittain, vuosiansiot vuosittain helmikuun loppuun mennessä. Tiedot saadaan linjasiirtona, lomakkeilla ja tietolevykkeillä. Saapuvia ilmoituksia ja korjauksia rekisteröidään päivittäin.
Työnantajat ja eläkelaitos voivat rekisteröidä ja korjata tietoja myös suorapäivityksenä.
Henkilötietojen muutokset ja korjaukset saadaan Väestörekisterikeskukselta.
Palvelussuhdetiedot on tallennettu kahteen teknisesti erilliseen rekisteriin. Kevan omaa käyttöä varten on täydelliset tiedot sisältävä rekisteri ja sen lisäksi tiedot palvelusajoista, ansioista ja ennen vuotta 2005 karttuneesta eläkkeestä siirretään heti tallentamisen jälkeen Arek Oy:n ylläpitämään Kevan ansaintarekisteriin.
7. Henkilötietojen säännönmukainen luovutus
Rekisterin tiedot ovat salassapidettäviä. Ilman rekisteröidyn valtuutusta tai laissa olevaa nimenomaista säännöstä niitä ei voida luovuttaa muualle.
Eläketurvakeskus
Eläketurvakeskuksella on tekninen käyttöyhteys Kevan Arek Oy:ssä oleviin tietoihin. Niiden perusteella Eläketurvakeskus voi ohjata eläkehakemuksen tai asiakkaan tiedustelun Kuntien eläkevakuutukseen käsiteltäväksi.
Eläketurvakeskus saa luovuttaa Kevan rekisteritietoja lakisääteisestä työeläketurvasta huolehtiville eläkelaitoksille, jos niitä tarvitaan eläkehakemuksen tai asiakkaan tiedustelun käsittelyyn.
Jos henkilö saa eläkettä muualta, Eläketurvakeskus ilmoittaa samanaikaisesta kunnallisesta palvelussuhteesta eläkkeen maksajalle.
Tietojen luovutus perustuu Eläketurvakeskuksen ja työeläkelaitosten oikeuteen saada eläkeasioiden käsittelyä varten tarvittavat tiedot Kevalta ja Eläketurvakeskuksen oikeuteen välittää tietoja (TyEL 198 § ja 208 § sekä KuEL 148 § ja 149 §).
Tilastokeskus
Tilastokeskukselle luovutetaan vuosittain tietoja tilastointivuoden aikana voimassaolleista kunnallisista palvelussuhteista, ammattinimikkeistä ja palkoista. Luovutus perustuu tilastolakiin. Luovutettuja tietoja käytetään mm. työssäkäyntitilaston ja väestötilaston laatimiseen. Tiedot luovutetaan magneettinauhalla.
Väestörekisterikeskus
Väestörekisterikeskukselle ilmoitetaan eläkelaitoksen rekisteriin uutena rekisteröidyt henkilöt (henkilötunnus). Ilmoitettujen henkilötunnusten perusteella Väestörekisterikeskus luovuttaa niihin kohdistuvat henkilötietojen muutokset (nimen muutos ja korjaus, kuolinpäivä, henkilötunnuksen korjaus).
Työeläkelaitokset
Rekisteritietoja (ml. palkkatiedot) luovutetaan yksilöidyn pyynnön perusteella työeläkelaitoksille käsiteltävänä olevan asian ratkaisemista varten (esim. muun eläkkeen jatkumisen edellytysten selvittäminen). Luovutus perustuu eläkelaitosten oikeuteen saada kyseiset tiedot (TyEL 198 §). Tiedot luovutetaan rekisteristä lomakkeelle tulostetuilla otteilla tai kirjallisena vastauksena.
Työnantajat
Kuntatyönantajille annetaan vain tämän itse ilmoittamia palvelussuhdetietoja niiden tarkistamista varten.
Eläkelaitoksen oma käyttö
Eläkehakemuksen tai eläkettä koskevan tiedustelun käsittelyä ja ratkaisua varten palvelussuhderekisterin tiedot siirretään eläkerekisteriin koneellista laskentaa varten. Ratkaisutoimintaan osallistuvilla on mahdollisuus saada rekisteritiedot luettavaksi myös pääteyhteyden avulla.
Jotta kunnallisten työnantajien palveluksessa olevat tai olleet voivat tarkistaa eläketurvaansa vaikuttavat tiedot ja saada arvion tulevasta eläkkeestään ja tiedon eläkeiästään, rekisteristä annetaan henkilöille itselleen otteita ja arviolaskelmia. Otteita annetaan pyynnöstä sekä erilaisten poimintakriteerien perusteella pyytämättä.
Jos eläkkeellä oleville rekisteröidään palvelussuhteita, niistä välitetään tiettyjen sääntöjen mukaan tieto eläkeratkaisijalle. Näin valvotaan sekä eläkepäätösten oikeellisuutta (onko tieto ratkaisua tehtäessä ollut tiedossa) että eläkkeen saamisen edellytysten jatkumista (ovatko esim. työkyvyttömyyseläkkeellä olevan ansiotulot sallituissa rajoissa).
8. Rekisterin suojaus
Rekisterin tietoja voi pääteyhteyden avulla käsitellä tai pyytää tulosteen lomakkeelle vain Kevan toimihenkilö, jolle on annettu tietojen käyttöoikeus ja siihen vaadittava salainen tunnus. Rekisteritietojen käsittelyyn oikeutettukin työntekijä saa käsitellä (ja katsoa) tietoja vain, jos se liittyy hänen käsiteltävänään olevaan eläke- tai rekisteröintiasiaan. Kevan työntekijät, joilla on pääsy rekisteritietoihin, ovat antaneet kirjallisen salassapitosopimuksen.
Vakuutettu voi itse katsoa tai tulostaa omat palveluaikansa Kuntien eläkevakuutuksen verkkopalvelussa. Omien tietojen katselu edellyttää tunnistautumista joko Väestörekisterikeskuksen sähköisellä henkilökortilla, Kela-kortilla tai pankin verkkopalvelutunnusten avulla.
Palvelussuhdetietoja rekisteriin ilmoittanut työnantaja voi pääteyhteyden avulla selata ja käsitellä palvelussuhderekisteriin ilmoittamiaan tietoja. Näytettävät tiedot on rajattu vain ko. työnantajan palvelussuhdetietoihin. Pääteyhteyden avaaminen ja käyttö edellyttää käyttäjän tunnistautumista viranomaisten tunnistuspalvelussa (katso-tunnistus).
Jokaisesta rekisterin tietojen katselusta ja sen syystä talletetaan myös tieto atk-järjestelmään.
