Rekisteriseloste
1. Rekisterin nimi
ELÄKEREKISTERI (eläkkeen laskenta- ja ratkaisurekisteri)
2. Rekisterinpitäjä
Keva
Käyntiosoite
Unioninkatu 43
HELSINKI
Postiosoite
PL 425
00101 HELSINKI
Puhelin
020 614 21
3. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Lakiasiainjohtaja
Anne Perälehto-Virkkala
Toimipaikka
Unioninkatu 43
HELSINKI
Puhelin
020 614 2309
Rekisteriin merkityistä tiedoista tietoja rekisteröidylle antaa:
Kevan neuvontapiste
Käyntiosoite Unioninkatu 43, 1. kerros, HELSINKI
4. Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin pitäminen perustuu kunnalliseen eläkelakiin (KuEL). Lain 1 §:n 2 momentin mukaan eläketurvasta huolehtii kunnallinen eläkelaitos (Keva). KuEL 1 §:n 3 momentin mukaan Kevan tehtävistä valtion eläketurvan toimeenpanossa säädetään valtion eläkelaissa (1295/2006), evankelisluterilaisen kirkon eläketurvan toimeenpanossa evankelis-luterilaisen kirkon eläkelaissa (261/2008) ja Kansaneläkelaitoksen toimihenkilöiden eläketurvan toimeenpanossa Kansaneläkelaitoksesta annetussa laissa (731/2001). KuEL 146 §:n 7 momentin mukaan Keva pitää rekisteriä julkisten alojen eläkelain piiriin kuuluvien henkilöiden eläkeoikeuteen vaikuttavista tiedoista.
Rekisterissä on tietoja henkilöistä
- joiden eläkehakemus tai eläketurvaa koskeva tiedustelu tai kuntoutusasia on eläkelaitoksessa käsiteltävänä
- joiden jälkeen on haettu perhe-eläkettä ja jotka ovat hakeneet perhe-eläkettä
- joille on annettu eläkepäätös, kuntoutuspäätös, kuntoutuslupaus, vastaus tiedusteluun tai rekisteriote tai joiden kuntoutusta koskeva hakemus on käsitelty
- joiden eläkkeen määrää koskeva arvio on luovutettu erillisen pyynnön perusteella muuta kuin lakisääteistä eläkettä varten työeläkelaitokselle tai yksilöidyn valtakirjan perusteella vakuutusyhtiölle tai muulle taholle.
Rekisteriä käytetään eläke- ja kuntoutusasioiden hoitoon liittyvissä eläkelaitoksen tehtävissä. Rekisteriin kootaan asian vireille tullessa eläkkeenhakijaa tai ennakkotiedustelun tekijää ja hänen palvelussuhteitaan koskevat tiedot, joihin perustuen eläke tai kuntoutusraha lasketaan sekä muut asian käsittelyyn ja ratkaisuun vaikuttavat tiedot.
Annettuja päätöksiä ja tiedusteluvastauksia ja niiden pohjana olevia tietoja käytetään myöhempiä eläkeratkaisuja tehtäessä sekä tilastointitarkoituksiin.
5. Rekisterin sisältämät tietotyypit
Henkilötiedot, mm.
- henkilötunnus, nimi, kuolinaika, osoite
- perhe-eläkkeen edunhakijan asema (leski, lapsi, entinen puoliso jne.).
Vireilletulotiedot, mm.
- hakemuksen tai tiedustelun saapumispäivä
- asian laatu (eläkehakemus, valitus, kuntoutusasia, ennakkotiedustelu, rekisteriotepyyntö)
- eläkehakemuksen laji (vanhuuseläke, työkyvyttömyyseläke jne.).
Ratkaisutiedot, mm.
- ratkaisu (myöntö, hylkäys, lausunto, ennakkopäätös, vastaus) päätöksen/vastauksen antamispäivä ja postituspäivä
- eläkkeen alkamis- ja päättymispäivä
- eläketapahtumapäivä (työkyvyttömyys, työttömyys, vanhuuseläkeikä, kuolema).
Työkyvyttömyyden arviointiin liittyvät tiedot
- työkyvyttömyyden alkamisaika ja -päättymisaika, sairauden alkamisaika, työkyvyttömyyden syy (koodi), eläkelaitoksen ja kansaneläkelaitoksen ratkaisuehdotus, eläkelaitoksen lääkärin ratkaisuehdotuksen perustelut.
Tiedot kunnallisesta ja valtion palvelusta
- työnantaja, palvelusaika, ammattinimike ja sitä vastaava eläkeikä, palvelussuhteen keskeytykset ja ansiot.
Tiedot muista palvelussuhteista ja eläkkeistä (tietoja tarvitaan eläkeratkaisun tekemiseen ja eläkkeen määrän laskemiseen)
- yksityiset ja muut julkiset palvelussuhteet (aika, työnantaja, eläkepalkka, ansaittu eläke)
- muiden työeläkelaitosten eläkeratkaisut (mm. ratkaisu, eläkeaika, eläkkeen määrä)
- tietoja sairauspäivärahoista ja kansaneläkelaitoksen ratkaisuista
- tietoja tapaturma- ja liikennevakuutuslain mukaisista korvauksista
Eläkkeen laskentatiedot
- eläkkeen määrä
- palvelussuhteen eläkepalkka tai ansiot
- työeläkelisään vaikuttavat työttömyys- ja muut korvauspäivät
- lapsikorotukseen oikeuttavien lasten henkilötunnukset
- yhteensovituksessa huomioon otetut muut eläkkeet ja korvaukset.
Eläkepäätös tai vastaus
- päätöksen, lausunnon, vastineen, kirjeen tai rekisteriotteen sisältö tekstinä.
Varsinaisen atk-rekisterin lisäksi eläkerekisteriin kuuluu asiakirja-arkisto. Sinne on koottu kaikki henkilöä koskeva asiakirja-aineisto, mm. eläkelaitokselle saapuneet kirjeet, tiedustelut ja eläkehakemukset, kuntoutushakemukset liitteineen, lääkärinlausunnot, hankitut lisäselvitykset, jäljennös eläkepäätöksestä ja annetuista muutoksenhakuun liittyvistä lausunnoista sekä eläkelaitoksen käsittelymuistio.
Sähköisessä muodossa olevaan arkistoon on talletettu tiedot vuodesta 2004 lähtien, sitä aikaisemmat asiakirjat säilytetään alkuperäisinä manuaalisessa arkistossa.
Ennakkotiedusteluista arkistossa säilytetään tiedustelu, sen käsittelyä varten hankitut selvitykset ja kopio annetusta vastauksesta, jos vastaus on annettu muulla kuin vakiomuotoisella rekisteriotteella.
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Hakemusta tai tiedustelua koskevat tiedot saadaan asianomaisen lähettämästä eläkehakemuksesta tai ennakkotiedustelusta.
Käsittelyvaiheessa tietoja täydennetään
- eläkelaitoksen palvelussuhderekisteristä saaduilla palvelussuhdetiedoilla
- työnantajan eläkelaitoksen pyynnöstä lähettämillä palvelussuhteita koskevilla lisätiedoilla
- Eläketurvakeskuksen rekisteristä saatavilla yksityisiä ja muita julkisia työsuhteita koskevilla tiedoilla
- eläke- tai vakuutuslaitoksen toimittamilla eläke- tai eläkevaikutteista etuutta koskevilla tiedoilla
- työkyvyttömyyseläketapauksissa lääkärin, sairaanhoito- tai kuntoutuslaitoksen toimittamilla tiedoilla.
Henkilötietojen ja osoitteen muutokset saadaan väestörekisterikeskukselta tai asianomaiselta itseltään.
Tietojen luovutusvelvollisuudesta Kevalle on säädetty KuEL:n 144 §:ssä.
Tiedot eläkehakemuksista ja tiedusteluista rekisteröidään eläkelaitoksessa heti niiden saavuttua. Eläketurvakeskukselta saatavat tiedot siirretään rekisteriin sanomavälitteisesti suoraan sen rekisteristä. Laskentaa ja ratkaisua varten tarvittavat muut tiedot päivitetään suoraan päätteeltä.
7. Rekisteritietojen säännönmukainen käyttö ja luovutus
Kaikki eläkerekisterin tiedot ovat salassapidettäviä. Niitä voidaan luovuttaa muualle vain, jos pyytäjällä on siihen asiaomaisen valtuutus tai jos luovuttamisesta tai oikeudesta saada tietoja on erikseen säädetty laissa.
Eläketurvakeskus ja muut työeläkelaitokset
Kustakin vireille tulleesta eläkehakemuksesta ilmoitetaan Eläketurvakeskukselle. Eläketurvakeskuksen rekisteriin ilmoitetaan myös jokaisesta eläkelaitoksen eläkkeenhakijalle ja -saajalle antamasta eläkepäätöksestä. Ilmoitettavia tietoja ovat henkilötiedot, eläkkeen määrä ja eläkeperusteita kuvaavat tunnukset.
Eläketurvakeskus välittää tai antaa pyynnöstä ratkaisutiedot muille työeläkelaitoksille, joissa eläkeasia on käsiteltävänä. Työeläkelaitoksilla on lakiin perustuva oikeus saada tiedot käsiteltävänä olevan asian ratkaisua varten (TyEL 198 §).
Jos eläkehakemus tulee vireille Kevaan ja asiakirjoista ilmenee, että se saattaa koskea myös muuta laitosta, tälle toimitetaan kopiot hakemusasiakirjoista.
Kansaneläkelaitos
Kansaneläkelaitokselle toimitetaan tietyissä tapauksissa tieto työkyvyttömyyseläkkeen ratkaisuehdotuksesta ennen lopullista ratkaisua. Kansaneläkelaitokselta saadaan vastaus ehdotukseen tai vastaava ilmoitus, jos asia on tullut siellä aiemmin vireille. Tiedot välitetään Eläketurvakeskuksen kautta koneellisesti.
Kansaneläkelaitokselle ilmoitetaan ratkaisua ja eläkkeen määrää koskevat tiedot eläkelaitoksen tekemistä eläkeratkaisuista. Ilmoitukset annetaan Eläketurvakeskuksen välityksellä koneellisessa muodossa. Kansaneläkelaitoksella on lain mukaan oikeus saada em. tiedot.
Työnantajat
Työnantajalle, jonka palveluksessa henkilö eläkettä hakiessaan on, ilmoitetaan työkyvyttömyyseläkkeen myöntämisestä henkilöstöhallinnollia järjestelyjä varten KuEL 147 §:n mukaisesti.
KuEL:n 147 §:n mukaan eläkelaitoksella on oikeus antaa työnantajalle taloushallintoa ja eläkemaksun tarkistamista varten välttämättömät tiedot eläkelaitoksen myöntämistä eläkkeistä. Vain sellaisella työnantajan edustajalla, joka vastaa taloushallinnosta, on oikeus saada nämä tiedot eläkemaksua koskevan laskun liitteeksi.
8. Rekisterin suojaus
Rekisterin tietoja voi pääteyhteyden avulla katsella ja käsitellä vain Kevan toimihenkilö, jolla on valtuudet ja tarvittava salainen tunnus tietojen katseluun/käsittelyyn ja vain jos hän tarvitsee tietoja tehtäviensä hoitoon.
