Kevan rekisteriseloste
1. Rekisterin nimi
Kevan asiakasrekisteri
(muut kuin vakuutetut ja eläkkeensaajat)
2. Rekisterinpitäjä
Keva
Käyntiosoite
Unioninkatu 43
HELSINKI
Postiosoite
PL 425
00101 HELSINKI
Puhelinkeskus
020 614 21
Faksi 020 614 2011
Internet-sivut www.keva.fi
Y-tunnus 0119343-0
3. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö
Verkkopalveluyhdyshenkilö
Kirsti Lehtinen
Postiosoite
PL 425
00101 Helsinki
Käyntiosoite
Unioninkatu 43
Helsinki
Puhelin 020 614 2724
Sähköposti kevapalvelu[ät]keva.fi
4. Rekisterin käyttötarkoitus
Keva huolehtii lain mukaan kunnallisen eläketurvan toimeenpanosta.
Eläkelaitos tarvitsee tiedot lain soveltamisen piiriin kuuluvista työnantajista ja tehtävien käytännön hoitamista varten tiedot niistä työnantajan toimenhaltijoista, jotka toimivat yhteyshenkilöinä eri tehtäväalueilla tai jotka työnantaja on valtuuttanut hoitamaan sille kuuluvia eläketurvan toimeenpanoon liittyviä tehtäviä.
Keva järjestää koulutusta työnantajien edustajille, jota varten eläkelaitos tarvitsee tiedot koulutukseen ilmoittautuneista ja koulutustilaisuuksiin osallistuneista.
Keva julkaisee lehteä (Keva-lehti) ja toimittaa muita painotuotteita (mm. eläkeopas), joita lähetetään pyynnöstä myös yksityishenkilöille. Postituksen hoitamista varten rekisterissä tarvitaan tiedot painotuotteiden tilaajista ja saajista. Jos postitus annetaan toimeksiantona ulkopuoliselle, tälle toimitetaan erillinen tiedosto, jossa on ainoastaan vastaanottajan nimi ja osoite.
Kevan jäsenyhteisön yhteyshenkilöiden yhteystietoja käytetään päivittäisen asioinnin mahdollistamiseksi eläkelaitoksen ja jäsenyhteisön välillä eläke- ja kuntoutusasioissa sekä eläkemaksuihin ja palvelussuhderekisterin ilmoitusliikenteeseen liittyvissä asioissa.
Yhteystietoja käytetään myös Kevan palveluiden sekä tapahtumien markkinointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Jäsenyhteisön yhteyshenkilöstä tallennetaan:
- nimi
- osoite
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- tehtävänimike
- ne tehtävät jäsenyhteisössä, joissa henkilö toimii yhteyshenkilönä Kevaan (esim. eläkeasiamies, ilmoitusliikenteenhoitaja, kuntoutusasioiden hoitaja).
Kevan työnantajille tarjoamien asiointipalvelujen (verkkopalvelut) käyttäjistä tallennetaan Kevan asiakasrekisteriin myös käyttäjien työnantajaltaan saamat valtuudet (eli Katso-rooli) Kevan palveluihin.
Kevan järjestämiin koulutustilaisuuksiin ilmoittautuneista talletetaan nimi, yhteystiedot ja ilmoittautumiset. Ilmoittautumiset otetaan vastaan Kevan verkkopalvelussa olevan ilmoittautumislomakkeen kautta ilmoittautujan itsensä täyttämänä tai Kevan virkailijan täyttämänä, jos ilmoittautuminen tulee puhelimitse.
Kevan painotuotteiden kestotilaajista (esim. Keva-lehti) talletetaan tilaajan nimi ja postitusosoite.
6. Säännönmukaiset tietolähteet *
Tehtävä- tai asiakohtaisen työnantajan yhteyshenkilön nimi- ja yhteystiedot saadaan työnantajalta. Vastuuhenkilöt ilmoittavat tehtävät itse verkkopalvelun kautta, poikkeuksena ilmoitusliikenteenhoitaja-tehtävä, jonka ilmoittaa työnantajan määritelty henkilö, jolla on verkkopalvelussa oikeus päivittää jäsenyhteisön tietoja.
Työnantajien asiointipalveluiden käyttäjän nimi ja yhteystiedot saadaan käyttäjältä itseltään ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä. Käyttäjä voi myöhemmin itse ylläpitää antamiaan tietoja. Tiedot tallennetaan Kevan asiakasrekisteriin.
Kun käyttäjä kirjautuu työnantajien asiointipalveluihin, Kevan asiakasrekisteriin tallennetaan ne käyttäjän voimassaolevat Kevan asiointipalveluihin oikeuttavat käyttäjäroolit, jotka hänen työnantajansa on myöntänyt.
Henkilön nimi ja osoite painotuotteiden postitusta varten tai koulutustilaisuuteen ilmoittautumisen yhteydessä saadaan tilauksen yhteydessä henkilöltä itseltään.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta kolmannen osapuolen käyttöön.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakasrekisterin tiedot eivät ole salassa pidettäviä tietoja. Kevan asiakasrekisterin tietoja voivat kuitenkin käyttää vain ne Kevan työntekijät, joilla on tehtäviensä hoitamiseksi annettu valtuudet ja käyttöoikeus tietoihin.
Työnantajan yhteyshenkilö tai muu omalta työnantajaltaan valtuudet saanut henkilö pääsee näkemään ja ylläpitämään vain omia tietojaan.
